Автор: Олена Трусова, керівник практики з вирішення комерційних спорів, юридична компанія Goltsblat BLP.
Джерело: Журнал "Юрист компанії" (подивитися всі статті)

Як додати електронних листів силу доказів
Що допоможе підтвердити зміст електронних повідомлень
Як договором надають силу електронному листуванні

Повсякденну життя більшості компаній вже неможливо уявити без електронної пошти. Електронні повідомлення стали основною формою оперативних бізнес-комунікацій: по e-mail направляються замовлення на поставку великих партій товару, претензії та зауваження, узгоджуються суми платежів, ведуться переговори. Однак серед юристів склалася стійка думка, що суди не розглядають роздруківки електронних повідомлень в якості повноцінних доказів, а домогтися їх залучення до справи або тим більше вирішення спору з посиланням на них практично неможливо. Але практика показує: не все так однозначно. Про способи "легалізації" електронного листування - в цій статті.

Зробити електронного листа офіційним допоможе нотаріус

Часто буває, що з формальної точки зору у компанії немає доказів її правоти. Наприклад, у підрядника відсутні акти приймання виконаних робіт або докази передачі результатів робіт після усунення недоліків. У цьому випадку його вимоги про оплату з позицій звичайного набору доказів будуть для суду необгрунтованими. При цьому з електронного листування можна однозначно встановити, що роботи були виконані і передані, що замовник спочатку збирався платити, потім просив про відстрочки, а потім взагалі передумав. У даному випадку для підрядника єдина можливість стягнути борг полягає в тому, щоб переконати суд прийняти електронну переписку в якості допустимого докази.

Найнадійнішим способом легалізації електронної інформації є складання нотаріального протоколу. Відповідно до Основ законодавства про нотаріат (далі - Основи) нотаріус в порядку забезпечення доказів має право допитувати свідків, робити огляд письмових і речових доказів. Саме в порядку огляду та може бути складений протокол, який додасть електронному листуванні форму, необхідну для судового докази.

Для цього нотаріус повинен оглянути комп'ютер, з якого велася електронне листування, засвідчити факт її наявності, а потім скласти протокол з докладним описом своїх дій: включення комп'ютера, запуск поштової програми, знайдені електронні листи. Самі електронні листи роздруковуються і підшиваються до протоколу. Такий протокол буде доказом того, що на певну дату в даних оглянутого комп'ютера дійсно малися електронні повідомлення, отримані з певних адрес. Часто цього буває достатньо, щоб суд прийняв електронну переписку в якості доказу. Так, в одній із справ, по якому працювала автор цієї статті, електронне листування допомогла довести факт передачі товару зі складу уповноваженою особою. Суду були представлені копії електронних замовлень на відвантаження і копії електронних ж вказівок про відвантаження, спрямованих керівником компанії на склад.

При цьому необхідно враховувати, що, відповідно до Основ, дії щодо забезпечення доказів можуть бути вчинені нотаріусом лише до початку провадження у справі в суді.

РАДА В ТЕМУ

Електронні листи в суд необхідно представити в паперовому вигляді. Додатково листування сторін можна прикласти на електронному носії.

Так, Федеральним арбітражним судом Московського округу в основу судового акта були покладені матеріали чотирьох CD-дисків з електронним листуванням сторін (постанова від 29.01.09 № КГ -А41/13088-08). Учаснику процесу можна порадити листи, що відносяться до предмету спору, представити в паперовому вигляді, а все листування сторін (яка може включати сотні листів) - в електронному.

Зміст електронного документа можна підтвердити на папері

Іншим прийомом, який може допомогти довести факти, викладені в електронному листуванні, є підтвердження змісту електронних листів шляхом посилань на них у подальшій паперової листуванні.

Наприклад, у вас є тільки три електронних листи, в яких контрагент підтверджує, що у нього є прострочена заборгованість перед вашою компанією в певному розмірі. Інших доказів немає. У цій ситуації має сенс написати контрагенту лист або кілька листів, в яких серед іншого згадати, що "як ви повідомляли в електронних листах від таких-дат, підписаних тим-то і адресованих тому-то, заборгованість вашій компанії становить таку-то суму ".

Якщо контрагент відповість на ваше паперовий лист або листи, не оспорюючи самого факту направлення електронних повідомлень, то у вас з'явиться підстава для посилання на них як на докази, існування яких визнано контрагентом.

Щоб збільшити ймовірність відповіді на паперові листи , посилання на попередні електронні повідомлення не варто робити основним змістом листа. Навпаки, її краще розмістити поряд з іншою значущою інформацією, яка напевно викличе швидку реакцію вашого опонента.

Так, в практиці автора було наступне справа. Інженерна компанія виконала інженерно-проектні роботи для замовника, замовник надіслав зауваження до креслень, проектувальник вніс поправки і направив електронні креслення замовнику. Останній не підписав акт прийому-передачі, хоча в електронних листах підтвердив, що виправлені креслення його влаштовують і зауважень до них немає.

Проектувальник написав замовнику лист з приводу інших спільних проектів і в ньому ж вказав, що відповідно з такими-й такими-електронними листами він нагадує про необхідність оплати за виконані роботи. Замовник відповів на лист, не оспорюючи отримання електронних листів, що згодом дало можливість посилатися на роздруківки даних листів в суді як на письмові докази.

ПИТАННЯ В ТЕМУ

На що може послатися сторона, яка вважає, що електронне листування можна вважати допустимим доказом?

Можна, наприклад, вказати на те, що факт одержання електронного листа не підтверджений. (Постанова Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 22.05.07 № А56-1389/2007). Підтвердити отримання листа (якщо адресат це заперечує) відправнику буде досить складно з чисто технічних причин.

Погодити статус електронного листування можна в договорі

Якщо електронне листування є основним засобом обміну інформацією між сторонами угоди, то має сенс включити застереження про статус електронного листування безпосередньо в договір.

Наприклад, можна вказати, що за відсутності доказів її фальсифікації електронне листування визнається нарівні з іншими документами на паперових носіях у Як доказ у спорах між сторонами. Для усунення ризику зловживань можна обумовити, що таким статусом володіють лише електронні листи обмеженого кола осіб, відправлені з певних електронних адрес.

Однак, вводячи таке застереження, потрібно враховувати небезпеки, пов'язані з фальсифікацією такої переписки. Адже підробка електронних повідомлень технічно набагато простіше, ніж паперових документів. Розумним рішенням буде оформити ключові документи, такі як додаткові угоди, акти приймання, акти звірки взаєморозрахунків на папері. Але при цьому поточні електронні повідомлення, що відносяться до робочого ходу виконання договору, також зберігають доказову силу.

Можна запропонувати й інший варіант. Сторони передбачають у договорі, що повідомлення і повідомлення, відправлені по факсу або електронною поштою, визнаються сторонами, але повинні додатково підтверджуватись протягом певного терміну (наприклад, семи днів) кур'єрської або рекомендованою поштою (постанова Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 25.04.08 № А56 -42419/2007).

Електронно-цифровий підпис - найбільш ефективний спосіб усунення ризику

Є ще один інструмент, який дозволить підтвердити юридичну силу електронного листування , - електронно-цифровий підпис (ЕЦП). По ідеї, її наявність усуває всі ризики, пов'язані з електронною формою документів, і вона здатна забезпечити її достовірність та автентичність. Хочеться сподіватися, що в майбутньому використання ЕЦП або інших настільки ж надійних засобів ідентифікації перестане бути екзотикою і доказательственная сила електронних повідомлень не буде викликати ніяких сумнівів у судів.

На закінчення хочеться сказати, що для перемоги в суперечках важливо використовувати всі наявні дані про фактичні обставини, в якій би формі вони не були виражені. Майже завжди можна придумати той чи інший спосіб, як додати доказам належну форму.


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »