Матеріал надано журналомКонсультант/

Автор статті: Андрій Кривенко, фінансовий директор групи компаній "Агама"

Управлінський облік можна вести в Excel. Це простий, але далеко не самий зручний спосіб. Набагато ефективніше використовувати бухгалтерську програму з вже наявними в ній даними.

Як відомо, в основі бухгалтерського обліку лежить метод подвійного запису. Кілька місяців тому компанія "Агама" почала використовувати його і в управлінському обліку. Причому внутрішню звітність організації складають співробітники з бухгалтерським освітою. Адже про подвійний запис вони знають не з чуток.

Завдяки підходу, який описаний в статті, менеджери компанії стали своєчасно отримувати достовірну управлінську інформацію. А фінансова служба змогла значно підвищити ефективність обліку і аналізу господарських операцій.

Пропоновану методику можна реалізувати в будь-якій програмі, яка призначена для ведення бухгалтерського обліку. Виглядає це так. Оператор вводить первинні дані один раз в загальну базу. Потім частина інформації, необхідну для бухобліку, вивантажують в бухгалтерську програму. "Управлінські" дані також потрапляють в окрему базу.

Основа обліку - головна книга

Всі господарські операції, які проводять в управлінського обліку, відображаються в Головній книзі (табл. 1).

Таблиця 1. Приклад записів у Головній книзі управлінського обліку

Дата

Рахунок за дебетом

Аналітичні ознаки рахунки

Рахунок по кредиту

Аналітичні ознаки рахунки

Сума

Валюта

1

Отримано кредит від банку

01.03.06

Розрахунковий рахунок

1. Отримано кредит

2. Альфа-Банк

3. Фінслужба

Розрахунки з банками

1. Альфа-Банк

10000

руб.

2

Отримано товар від постачальника

10.03.06

Товарні запаси

1. Отримано товар

2. Склад № 2

3. Продукт "Креветки в упаковці"

Розрахунки з постачальниками

1. Отримано товар

2. Постачальник А

12000

руб.

3

Товар відвантажено покупцеві

11.03.06

Розрахунки з покупцями

1. Відвантаження

2. Гіпермаркет

3. Відділ ключових клієнтів

Прибуток

1. Виручка

2. Відділ ключових клієнтів

3. Продукт "Креветки в упаковці"

8000

руб.

11.03.06

Прибуток

1. Собівартість

2. Відділ ключових клієнтів

3. Продукт "Креветки в упаковці"

Товарні запаси

1. Відвантаження

2. Склад № 2

3. Продукт "Креветки в упаковці"

6000

руб.

4

Покупець оплатив товар

12.03.06

Розрахунковий рахунок

1. Оплата від покупця

2. Альфа-Банк

3. Відділ ключових клієнтів

Розрахунки з покупцями

1. Оплата від покупця

2. Гіпермаркет

3. Відділ ключових клієнтів

7000

руб.

5

Постачальнику перераховано гроші за товар

13.03.06

Розрахунки з постачальниками

1. Оплата постачальнику

2. Постачальник А

Розрахунковий рахунок

1. Оплата постачальнику

2. Альфа-Банк

3. Відділ закупівель

12000

руб.

За аналогією з бухобліком в системі управлінського обліку також використовують дебетові і кредитові рахунка. За ним відображають всі господарські операції. Рахунки об'єднані в групи. Наприклад, в групу рахунків "Кошти" входять рахунки "Каса", "Розрахунковий рахунок", "Валютний рахунок". У групу "Власний капітал" - "Акціонерний капітал", "Прибуток". У сукупності рахунки складають управлінський план рахунків. Його ще називають класифікатором рахунків балансу.

Основний управлінський звіт компанії - баланс. Його формують по Головній книзі. Щоб скласти баланс, потрібно підсумувати операції по рахунках кожної групи. Наприклад, з таблиці 1 виходить звіт "Баланс", який показаний у таблиці 2.

Таблиця 2. Звіт "Баланс"

Стаття

Початковий залишок

Кінцевий залишок

Товарні запаси

0

6000

Розрахунки з покупцями

0

1000

Розрахунковий рахунок

0

5000

Актив

0

12000

Прибуток

0

2000

Розрахунки з постачальниками

0

0

Розрахунки з банками

0

10000

Пасив

0

12000

Перший принцип управлінського обліку

Управлінський облік в компанії "Агама" заснований на чотирьох принципах. Перший з них такий. Всі основні управлінські звіти - проста розшифровка груп рахунків у звіті "Баланс". Кожен звіт повинен містити початковий і кінцевий залишки, які збігаються із залишками в балансі.

Наприклад, звіт про рух грошових коштів (ДДС) - це розшифровка групи рахунків "Кошти". У прикладі, який наведено в таблиці 1, ця група представлена ??рахунком "Розрахунковий рахунок". Початковий залишок по ньому складає нуль рублів, а кінцевий - 5000. Ці ж цифри відображені у звіті про ДДС, який показаний в таблиці 3.

Звіт про доходи і витрати (ДР) є розшифровкою групи рахунків "Власний капітал". У розглянутому прикладі до цієї групи відноситься рахунок "Прибуток". Його розшифровка представлена ??в таблиці 4.

Таблиця 3. Звіт про рух грошових коштів

Стаття

Сума

Початковий залишок

0

Отримання оплати від покупців

7000

Оплата постачальникам

- 12 000

Надходження банківського кредиту

10000

Кінцевий залишок

5000

Таблиця 4. Звіт про доходи і витрати

Стаття

Сума

Виручка

8000

Собівартість

- 6000

Прибуток

2000

управлінський план рахунків необхідно добре продумати. Його потрібно розбити на групи рахунків таким чином, щоб кожному звіту відповідала своя група. Причому одна група може відноситися тільки до одного звіту (табл. 5). Однак можна формувати і групи рахунків, інформація по яких не потрапить ні в один звіт.

Таблиця 5. Приклад відповідності груп рахунків балансу та звітів

Групи рахунків балансу

Звіт

Основні засоби

Немає звіту

Запаси

Звіт про рух товарних запасів

Заборгованість покупців

Звіт про реалізацію

Інша заборгованість

Немає звіту

Грошові кошти

Звіт про рух грошових коштів

Власний капітал

Звіт про доходи та витратах

Заборгованість постачальників

Звіт про закупівлі

Заборгованість перед банками

Немає звіту

Другий принцип

Дані управлінського обліку повинні бути інформативними для користувачів.

Наприклад, керівнику знадобилися звіти "Про доходи і видатки" та "Про рух грошових коштів". Інформація в них повинна бути представлена ??в розрізі статей, центрів фінансової відповідальності, або сполучати з плановими показниками. Відділи продажів і маркетингу требуютданние по продуктам, каналах збуту, точкам збуту, постачальникам, собівартості і інш. Для того, щоб інформацію можна було представляти в необхідних розрізах, кожна група рахунків повинна мати аналітичні ознаки - класифікатори. За ним можна буде деталізувати звіт. Як видно з таблиці 1, аналітичні ознаки присвоєні всіх рахунках.

Для кожного звіту також потрібно виділити основний класифікатор, який відображає його суть. Наприклад, у звіті про ДДС класифікатором будуть статті руху грошових коштів. Тобто надходження від покупців, погашення кредиту, виплата заробітної плати і т. д. Приклад звіту про ДДС з розбивкою за статтями представлений у таблиці 3. Другорядними класифікаторами для звіту про ДДС можуть бути джерела грошових коштів, центри фінансової відповідальності.

Таким чином, другий принцип управлінського обліку звучить так: класифікатори звітів повинні збігатися з аналітичними ознаками груп рахунків, які вони розшифровують (табл. 6 ).

Таблиця 6. Приклад аналітичних ознак для груп рахунків балансу

Групи рахунків балансу

Звіт

Класифікатори/Аналітичні ознаки

Основні засоби

Немає звіту

-

Запаси

Звіт про рух товарних запасів

Статті руху товарів, склади, номенклатура

Заборгованість покупців

Звіт про реалізацію

Статті руху товарів і грошей, контрагенти

Інша заборгованість

Немає звіту

-

Грошові кошти

Звіт про рух грошових коштів

Статті ДДС, джерело грошових коштів, ЦФО

Власний капітал

Звіт про доходи і витрати

Статті ДР, ЦФО

Заборгованість постачальників

Звіт про закупівлі

Статті руху товарів і грошей, контрагенти

Заборгованість перед банками

Немає звіту

-

Принцип третій

Повернемося до таблиці 1. У ній операція 4 "Оплата від покупця" була проведена за дебетом рахунка "Розрахунковий рахунок". Нагадаємо, що він належить до групи рахунків "Кошти". У той же час ця операція була відображена за кредитом кореспондуючого рахунку "Розрахунки з покупцями". Даний рахунок входить в однойменну групу рахунків.

Зауважимо, що "Оплата від покупця" - це стаття ДДС. А статті руху грошових коштів є основним класифікатором звіту про ДДС.

Проводка повністю відповідає третьому принципом. Він полягає в тому, що кожна стаття основного класифікатора звіту може кореспондувати тільки з однією групою рахунків балансу.

У таблицях 9 і 10 наведені групи рахунків, з якими кореспондують статті ДДС і ДР.

Таблиця 9. Групи рахунків, з якими кореспондують статті руху грошових коштів

Статті руху грошових коштів

Група рахунків балансу

Операційна діяльність:

-надходження від покупців

Заборгованість покупців

-оплата постачальникам

Запаси, заборгованість постачальників

- оплата непрямих витрат

Інша заборгованість

Інвестиційна діяльність:

-оплата основних засобів

Основні засоби

Фінансова діяльність:

-кредити отримані

Заборгованість перед банками

-кредити сплачені

Заборгованість перед банками

Таблиця 10. Групи рахунків, з якими кореспондують статті доходів і витрат.

Статті доходів і витрат

Група рахунків балансу

Виручка від реалізації

Заборгованість покупців

Собівартість реалізації

Запаси, заборгованість постачальників

Непрямі витрати

Інша заборгованість

Амортизація

Основні засоби

Курсова різниця по заборгованості постачальникам

Заборгованість постачальників

Курсова різниця по заборгованості за кредитами

Заборгованість за кредитами

Списання товару

Запаси, заборгованість постачальників

Принцип четвертий

Останній принцип управлінського обліку такий. Будь-яку операцію, при проводці якої кореспондують рахунки з різних груп, потрібно відобразити одночасно в звітах про ДДС і про ДР або одному з них. Іншими словами, кожна господарська операція може проходити або по обох групах рахунків "Кошти" і "Власний капітал", або по одній з них. Виняток становить тільки один випадок - коли рахунок дебету і рахунок кредиту належать одній групі.

Як у відповідності з цим принципом будуть виглядати групи рахунків балансу, показано в таблиці 11. У ній, на відміну від таблиці 5, рахунки "Запаси" та "Заборгованість постачальників" об'єднані в одну групу. Причина цього в тому, що надходження товару не відбивається ні в звіті про ДДС, ні у звіті про ДР.

Таблиця 11. Групи рахунків балансу

Основні засоби

Запаси, заборгованість постачальників

Заборгованість покупців

інша заборгованість

Грошові кошти

Власний капітал

Заборгованість перед банками

Взаємозв'язок основних звітів

Якщо всі чотири принципу дотримано, управлінська звітність буде логічно цілісною. Це наочно показує таблиця 12. У ній по горизонтальних стовпцях виконується формула:

[Сума за статтями звіту про ДР] - [Сума за статтями звіту про ДДС] = Зміна сум по групах статей балансу

У той же час сума по вертикальних стовпцях має дорівнювати нулю.

Таблиця 12. Перевірка логічної цілісності управлінської звітності





Сума за статтями доходів і витрат звіту про ДР

Сума за статтями ДДС звіту про ДДС

Зміна сум по групах статей балансу звіту "Баланс"

Виручка від реалізації

8000