Матеріал наданий журналом "Розрахунок"/

Знавець комп'ютерних секретів Олександр ПОПОВ продовжує знайомити наших читачів з хитрощами роботи в Microsoft Excel. Вони допоможуть вам одночасно вносити зміни в один і той же файл. А документи, які товаришам по службі бачити зовсім необов'язково, - надійно заховати від сторонніх очей.

Перераховуємо стовпці

У бухгалтерів іноді виникає необхідність терміново внести зміни в уже існуючу таблицю. Причиною може бути, наприклад, зміна курсу долара або будь-якого іншого значення, використовуваного в розрахунках. Для спрощення рішення цієї задачі задіємо корисну функцію Excel, яку можна застосовувати як в маленьких, так і у великих таблицях.

У кожної табличній осередку є свої координати, що складаються з літерного найменування стовпця і номера рядка. Але для зручності кожному осередку можна привласнити більш просте і зрозуміле, але в той же час унікальне ім'я. Тоді при записі формул для розрахунків не потрібно буде відшукувати в таблиці цю клітинку, щоб освіжити в пам'яті її буквено-цифрове позначення.

Наприклад, нам необхідно зробити перерахунок з рублів у долари. Першим ділом виберемо клітинку, в якій повинен бути вказаний курс долара, і запишемо в неї потрібне нам значення. Потім активуємо цю комірку, і в рядку ім'я (над верхнім лівим краєм таблиці), де відображаються координати комірки, натомість координат вводимо частину слова - DOL. Це і буде нове ім'я комірки. Погодьтеся, адже слово DOL в якості імені осередку з курсом долара запам'ятати набагато простіше, ніж, скажімо, G23.

На практиці це може виглядати, наприклад, так: у першій клітинці першого стовпця мається значення, яке необхідно перерахувати , і отриманий результат внести в клітинку другого стовпця. У такому разі формула для результату буде виглядати наступним чином: "= A2 x DOL".

Якщо потрібно аналогічно перерахувати весь стовпець, скористаємося функцією "Заповнити вниз" (поєднання клавіш Ctrl + D). Тоді Excel самостійно підставить відповідні формули для кожної наступної рядка: "= A2 x DOL", "= A3 x DOL", "= A4 x DOL" і т. д.

Крім того, перейменовані осередку зручно використовувати і для складних розрахунків. Тоді в формулах будемо робити операції зі значеннями, взятими з декількох різних осередків. Наприклад, для перерахунку вартості товару з доларів у рублі за курсом з урахуванням ПДВ будемо значення вартості з першого осередку множити на осередок зі ставкою ПДВ (попередньо перейменуємо її в NDS) і множити на значення з комірки з курсом долара. Тоді формула може бути такою: "= A1 x NDS x DOL".

Коли в комірку з ім'ям буде підставлено інше значення (курс долара або ставка ПДВ), зміни пройдуть по всьому масиву даних. Скрізь, де ми при розрахунках використовували ці дані, буде підставлено нове значення. Таким чином вносити зміни простіше і не потрібно переписувати всі раніше створені формули.

Рада. Для зручності роботи в книзі Excel можна створити окремий аркуш і на ньому розмістити всі іменні осередку. Цей лист можна назвати, наприклад, "Для розрахунків". Значення з цього листа будуть "читатися" і на інших аркушах. А значить, при внесенні змін в одну єдину осередок на аркуші "Для розрахунків" буде відбуватися перерахування на всіх аркушах даної книги Excel.

Проблеми з форматуванням

Буває так, що формат комірки зразок відповідає необхідним даними, відображається правильно і кома на місці. Але в підсумку програма все рівно видає помилку. Для усунення такої проблеми можна спробувати переформатувати осередку з даними.

В першу чергу виділяємо комірки і тиснемо праву кнопку мишки. У меню, вибираємо "Формат ячейки". У наступному вікні вказуємо тип формату для вибраних осередків. Потім потрібно скористатися функцією "Замінити" з меню "Правка". Зробимо заміну наявного роздільника на такий же. До прикладу, будемо шукати кому і замінювати її на кому. Потім натиснемо на кнопку "Замінити все", і виділені комірки буде переформатовано. Коли програма запропонує провести заміну в інших, невиділених осередках, тиснемо кнопку "Скасувати". Як не дивно, після такого форматування зазначені осередку зазвичай приймають нормальний вигляд і більше не створюють проблем при розрахунках.

Працюємо спільно

У бухгалтерії нерідко виникають ситуації, коли співробітникам необхідно працювати з одним файлом удвох.

Таку можливість може надати пакет Microsoft Ехсеl.

Врахуйте, спільна робота з файлом можлива тільки на комп'ютерах, об'єднаних у локальну мережу. Для цього створимо на одному з комп'ютерів спеціальну папку, назвемо її "Ехсеl" і відкриємо до неї мережевий доступ. Після чого в готову папку помістимо потрібний файл.

Потім відкриваємо цей файл і в меню вибираємо "Сервіс", потім - "Доступ до книги ...". З'явиться віконце "Управління доступом до файлу". На закладці "Правка" ставимо галочку біля пункту "Дозволити спільний доступ" і за традицією тиснемо кнопку ОК.

На другій закладці - "Подробнее" - можна зробити необхідні налаштування. Для зручності роботи там потрібно задати проміжки часу, через які в книзі буде проводитися оновлення. Тоді вироблені кимось зміни стануть видні всім користувачам. Практика показує, що для спільної роботи найзручніше проводити оновлення через п'ять хвилин.

Тепер, якщо зайти в "Мережеве оточення" і відкрити цей комп'ютер, буде доступна папка "Ехсеl", а в ній - документ для спільної роботи.

Рада. Щоб "хто попало" не міг копатися в документі для спільного користування, краще відразу обмежити доступ в папку із цим файлом. Встановіть курсор на папці, натисніть праву кнопку мишки і виберете в контекстному меню "Властивості". У віконці перейдіть на закладку "Доступ" і виберете параметр "Загальний ресурс". Потім в "Типе доступу" встановіть "Повний" і придумайте пароль для повного доступу. Після цього в папку зможуть зайти тільки ті ваші колеги, які знають пароль.

Захист для Ехсеl

Зазвичай коли хтось з бухгалтерів йде у відпустку або на лікарняний, він залишає колегам пароль від свого комп'ютера. Тоді при необхідності вони можуть скористатися інформацією, що зберігається в цій машині. Але копатися у всіх ваших файлах їм зовсім необов'язково. На деякі книги Ехсеl можна "повісити замок".

Спеціальної захисної функції в Excel немає. Тому найпростіший спосіб закрити файл від сторонніх очей без установки спеціальних програм - це використання захисту для документів, наявної в MS Word. Для цього запускаємо Word і провідник. У провіднику копіюємо потрібний файл книги Ехсеl (поєднання клавіш Ctrl + С), переходимо в Word і робимо вставку з буфера обміну (поєднання клавіш Shift + Ins).

Існує і другий спосіб: у меню програми Word вибираємо " Вставка ", потім" Об'єкт ". У майстрі вибираємо другу закладку - "Створення з файлу". Тиснемо на кнопку "Огляд" і знаходимо потрібний файл Excel. Ставимо галочку біля пункту "У вигляді значка" і натискаємо кнопку ОК.

Після того як об'єкт Excel з'явиться у файлі програми MS Word (він буде виглядати як значок), в меню вибираємо "Сервіс", а потім - рядок "Параметри ...". У віконці вибираємо закладку "Збереження". Внизу, в розділі "Параметри доступу до файлу", встановлюємо пароль для відкриття файлу. А потім традиційним чином зберігаємо цей документ Word. Після цього вихідний, незахищений файл Excel можна видалити.

Для відкриття документа Word з таблицею вводимо пароль, на таблиці, розміщеної на аркуші, натискаємо праву кнопку мишки, вибираємо "Об'єкт Аркуш" потім "Відкрити". І в результаті - перед нами файл Excel, з яким можна працювати.

При необхідності таким же чином можна впровадити в Word кілька файлів.

Цей спосіб можна використовувати і в тому випадку, якщо "захований" документ треба передати по електронній пошті.

Пройдемося по виділеному

При виділенні в таблиці декількох осередків з числами Ехсеl автоматично виробляє їх підсумовування. Результат цієї дії можна побачити в рядку стану, яка розташована внизу вікна програми.

Можна налаштувати цей рядок так, щоб в ній відображалась середнє, мінімальне або максимальне значення виділених осередків, кількість чисел або значень. Для цього потрібно встановити курсор над рядком стану і, натиснувши праву кнопку мишки, вибрати необхідний пункт.

З очей геть

Щоб рідко використовуваний лист в книзі не маячив перед очима і не відволікав від роботи, його можна приховати. Для цього в меню вибираємо "Формат", далі строчку "Лист" і дію "Сховати". Для того щоб лист знову став видний і з ним можна було працювати, в меню вибираємо "Формат", потім рядок "Лист" і дію "Відобразити", а в віконці, що з'явилося вибираємо зі списку потрібний нам лист.


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »