Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів "BKR-Интерком-Аудит" тел/факс (095) 937-3451/

В умовах сучасного підприємницького ринку важко уявити собі туристичну фірму, яка існувала б відокремлено, не маючи будь-яких зв'язків з іншими суб'єктами господарської діяльності. Займаючись туристичним бізнесом, організація нерідко проводить зустрічі і прийоми з представниками інших фірм, в результаті проведення яких полягають необхідні договори. Проте організація таких зустрічей тягне за собою певні витрати. Такі витрати, будучи по своїй суті комерційними, складають, так звані, представницькі витрати.

Отже, представницькі витрати - це витрати організації на офіційний прийом і (або) обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення і (або) підтримки взаємного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу організації, незалежно від місця проведення зазначених заходів. До представницьких витрат відносяться витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації, що беруть участь в переговорах, транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу і (або) засідання керівного органу і назад, буфетне обслуговування під час переговорів, оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів (пункт 2 статті 264 НК РФ).

У відповідності з главою 25 НК РФ в складі представницьких витрат не можна відображати:

  • обід в казино або пансіонаті;
  • витрати по проживанню в готелях, які прибули для ведення переговорів, представників інших фірм;
  • витрати на придбання проїзних квитків для представників інших фірм, що беруть участь в переговорах;
  • оформлення віз;
  • витрати на проведення святкових заходів та ювілеїв.

Отже, туристична фірма здійснила представницькі витрати. Що робити далі?

Для того, щоб врахувати дані витрати і в бухгалтерському і в податковому обліку, організація повинна мати на руках всі первинні документи, що підтверджують, що ці витрати були проведені.

Потрібно відзначити, що представницькі витрати являють собою плановані і цільові витрати.

Спробуємо розібратися, що ж із себе будуть представляти первинні документи, на підставі яких можна прийняти до обліку представницькі витрати. Згідно вимогам бухгалтерського законодавства, що пред'являються до документування бухгалтерських операцій, всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи служать первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Причому відповідно до вимог Положення з ведення бухгалтерського обліку та звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 року № 34н, первинні облікові документи повинні бути складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Якщо в цьому альбомі не міститься необхідної форми документа, який необхідний організації, вона має право розробити потрібну їй форму самостійно. Однак потрібно мати на увазі, що такий самостійно розроблений документ буде визнаний первинним обліковим документом тільки за умови того, що він містить усі необхідні реквізити, встановлені пунктом 2 статті 9Федерального закону від 21 листопада 1996 року № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік".

Податкове законодавство також висуває аналогічну вимогу до документування. Це закріплено у статті 252 НК РФ, де зазначено, що під документально підтвердженими видатками розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу відповідно до договору). Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на одержання доходу.

Таким чином, включення представницьких витрат, до витрат по звичайних видах діяльності, можливе лише за наявності первинних облікових документів, у яких повинні бути вказані дата і місце проведення ділової зустрічі (прийому), запрошені особи, учасники з боку організації, конкретне призначення витрат і їх сума.

Оформлення первинних документів, пов'язаних з представницькими витратами складається фактично з трьох послідовних етапів:

  1. оформлення спільних документів;
  2. оформлення документів, пов'язаних з конкретним заходом;
  3. оформлення документів, що підтверджують фактичне витрачання грошових коштів.

Перший етап включає в себе складання кошторису представницьких витрат на звітний рік. Після цього керівник туристичної організації видає внутрішні організаційно-розпорядчі документи, в яких відображається:

  • перелік осіб, які мають право отримувати кошти в підзвіт на представницькі витрати;
  • порядок видачі підзвітних сум на представницькі витрати;
  • порядок витрачання таких сум;
  • документальне оформлення і порядок списання підзвітних сум за представницькими витратами;
  • норми окремих видів представницьких витрат.

Другий етап документування являє собою оформлення документів, пов'язаних з конкретним заходом. До таких документів належать: наказ керівника про призначення відповідального за проведення офіційної зустрічі (переговорів); наказ про направлення запрошення на зустріч, і, звичайно ж, програма зустрічі з зазначенням дати, місця, термінів проведення та П.І.Б. учасників.

Приймаючи рішення про проведення офіційного прийому (зустрічі), керівник приймаючої організації повинен видати наказ про направлення запрошення на ділову зустріч, що містить, в обов'язковому порядку, мета прибуття представників сторонньої організації. Такою метою можуть бути: або проведення переговорів в рамках вже укладеного контракту, або встановлення взаємної співпраці по основній діяльності організації. В обов'язковому порядку призначається відповідальна особа за проведення офіційного заходу.

В бухгалтерську службу турфірми представляється програма проведення ділової зустрічі із зазначенням дати, місця та строків проведення ділової зустрічі, кількості запрошених осіб та учасників з боку організації і з боку запрошених . Крім того, до бухгалтерії повинна бути представлена ??затверджена керівником кошторис представницьких витрат, складена на підставі застосовуваних у організації норм витрачання коштів на окремі види представницьких витрат. Після затвердження такого кошторису підзвітній особі у вигляді авансу видаються грошові кошти за видатковим касовим ордером.

Як правило, грошові кошти на представницькі витрати, видаються співробітникам туристичної організації під звіт. Отже, в організації повинен бути наказ керівника про порядок видачі підзвітних коштів, у якому повинен міститися перелік осіб, яким такі кошти можуть бути видані. Порядок здійснення контролю над витрачанням і списанням коштів на представницькі витрати також встановлюється наказом по організації.

Останній етап передбачає оформлення відповідальною особою звіту про витрати на проведення офіційного заходу та його результатів і здачу авансового звіту з документами, що підтверджують, що дані витрати здійснені.

Після проведення ділової зустрічі в бухгалтерію повинні бути представлені звіт про витрати на проведення ділової зустрічі і акт на списання представницьких витрат (авансовий звіт) відповідального за проведення офіційного заходу з виправдувальними документами.

З підзвіту дані суми списуються після закінчення строку, на який вони видані, при поданні документів, що підтверджують здійснені витрати. При цьому необхідно складання виконавчої кошторису або акта по кожному випадку прийому делегації за затвердженою керівником формі.

Виконавча кошторис повинна містити такі реквізити, як дата, місце і програма проведення ділових зустрічей, список що беруть участь осіб з обох сторін, величина витрат. Всі зроблені витрати повинні бути обгрунтовані доданими до виконавчої кошторисі правильно оформленими первинними документами.

Витрати на представницькі цілі повинні бути підтверджені документами про оплату транспортних витрат, про оплату послуг перекладача, рахунками організацій громадського харчування, іншими первинними обліковими документами.

Довільно складені акти не можуть служити виправдувальними документами, що підтверджують витрачання коштів.

Відображення представницьких витрат у бухгалтерському облікутурфірм.

Відповідно до Положення з бухгалтерського обліку ПБО 10/99 "Витрати організації", затвердженого Наказом Мінфіну РФ від 6 травня 1999 року № 33н, представницькі витрати включаються до складу витрат організації по звичайних видах діяльності в сумі фактичних витрат.

Беручи до обліку дані витрати, бухгалтер туристичної організації відображає їх за дебетом рахунка 26 "Загальногосподарські витрати" з подальшим списанням їх на рахунок 20 "Основне виробництво" або віднесенням відразу на рахунок 90 "Продажі" (в залежності від того, який спосіб списання управлінських витрат закріплений в обліковій політиці організації). На рахунку 44 "Витрати на продаж збираються витрати, пов'язані з продажем туристичного продукту.

Відповідно до пункту 16 ПБУ 10/99" Витрати організації "витрати визнаються в бухгалтерському обліку при виконанні наступних умов:

  • витрата проводиться відповідно до конкретного договору, вимогою законодавчих і нормативних актів, звичаями ділового обороту;
  • сума витрат може бути визначена;
  • є впевненість в тому, що в результаті конкретної операції відбудеться зменшення економічних вигод організації. Коли організація передала актив або відсутня невизначеність щодо передачі активу.

Якщо у відношенні будь-яких витрат, здійснених організацією, не виконано хоча б одне з названих умов , то в бухгалтерському обліку організації визнається дебіторська заборгованість.

Так як представницькі витрати визнаються витратами по звичайних видах діяльності, то відповідно до пункту 18 ПБУ 10/99 вони визнаються у тому звітному періоді, в якому вони мали місце , незалежно від часу фактичної виплати коштів і іншої форми здійснення (допущення тимчасової визначеності фактів господарської діяльності) при виконанні перерахованих вище умов.

Розглянемо на конкретному прикладі, яким чином у бухгалтерському обліку відображаються представницькі витрати.

Приклад 1.

Припустимо, що туристична фірма ТОВ "Веста-Тур" провела в квітні місяці ділові переговори з представниками ТОВ "Летур", в результаті яких було досягнуто згоди про організацію спільної діяльності. ТОВ "Веста-Тур" організувало офіційний обід в ресторані, вартість обслуговування склала 11 800 рублів з урахуванням ПДВ. Рахунок у ресторані був оплачений підзвітною особою, відповідальною за проведення офіційної зустрічі. При обслуговуванні учасників зустрічі був оплачений рахунок транспортної організації за надані послуги. Сума, виставленого рахунку по транспортним послугам склала 1 180 рублів, у тому числі ПДВ. Послуги транспортної організації були оплачені з розрахункового рахунку.

Припустимо, що інших витрат при проведенні переговорів не було. Таким чином , сума представницьких витрат в даній ситуації у ТОВ "Веста-Тур" склала 12 980 рублів, у тому числі ПДВ.

При затвердженні авансового звіту бухгалтер організації відобразить у бухгалтерському обліку наступне:

Кореспонденція рахунків

Сума, рублів

Зміст операції

Дебет

Кредит

26 "Загальногосподарські витрати" субрахунок "Представницькі витрати"

71 "Розрахунки з підзвітними особами"

10000

Прийнято авансовий звіт за представницькими витратами

19" Податок на додану вартість "

71" Розрахунки з підзвітними особами "

1800

Враховано ПДВ за представницькими витратами

Оплата з розрахункового рахунку відіб'ється проводкою:

76 "Розрахунки з транспортною організацією"

51 "Розрахунковий рахунок"

1180

Сплачено рахунок за транспортне обслуговування

26 "Загальногосподарські витрати" субрахунок "Представницькі витрати"

76 "Розрахунки з транспортною організацією"

1000

Враховано в якості представницьких витрат транспортниеуслугі по доставці учасників до місця зустрічі

19 "Податок на додану вартість"

76 "Розрахунки з транспортною організацією"

180

Враховано ПДВ по транспортних витратах

68 "Розрахунки з бюджетом по ПДВ"

19 "Податок на додану вартість"

1980

Прийнятий до відрахування ПДВ по транспортним витратам

Закінчення приклад.

Податковий облік представницьких витрат.

Особливістю представницьких витрат є те, що даний вид витрат є нормованим з метою обчислення податку на прибуток.

База для розрахунку нормативу представницьких витрат встановлена ??пунктом 2 статті 264 НК РФ, згідно з яким представницькі витрати протягом звітного (податкового ) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4% від витрат платника податку на оплату праці за цей звітний (податковий) період.

При цьому необхідно мати на увазі, що витрати організації на оплату праці повинні визначатися відповідно до статті 255 НК РФ. Відповідно до зазначеної статті до витрат на оплату праці відносяться будь-які нарахування працівникам у грошовій і (або) натуральній формі: стимулюючі надбавки, компенсаційні нарахування, пов'язані з режимом праці та роботи, премії, одноразові заохочувальні виплати, витрати по змістом працівників, передбачені вимогами ТК РФ і (або) колективними договорами.

А як бути в тому випадку, якщо представницькі витрати не вкладаються в ці норми? На це питання дає відповідь стаття 270 НК РФ. Згідно з пунктом 44 статті 270 НК РФ якої представницькі витрати в частині перевищує їх розміри, встановленої пунктом 2 статті 264 НК РФ відносяться до витрат, що не враховуються з метою оподаткування прибутку.

У відношенні податку на прибуток хочеться ще відзначити один момент. Як правило, переговори з партнерами прийнято вести за обіднім столом. Інакше кажучи, такі заходи рідко обходяться без спиртного. Чи можна врахувати такі витрати на алкоголь у складі представницьких витрат?

Звернемося до статті 264 НК РФ. Податковий Кодекс відносить до витрат на офіційний прийом представників інших організацій, вартість сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу. Перелік представницьких витрат вважається вичерпним. Виходячи з того, що законодавство не передбачає витрати на купівлю спиртного, складно алкоголь підвести під економічно обгрунтовані витрати, здійснюючи такі витрати, організація їх повинна оплатити за рахунок коштів, не знижують оподатковувану базу по податку на прибуток. Аналогічна точка зору висловлена ??в Листі УМНС Російської Федерації по Московській області від 10 березня 2004 року № 04-27/03000.

Проте Міністерство фінансів Російської Федерації в Листі від 19 листопада 2004 року № 03-03-01-04/2/30 висловило іншу точку зору, а саме:

"Відповідно до підпункту 22 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу Російської Федерації

Детальніше »