Бухгалтерський облік витрати палива і мастильних матеріалів підприємствами торгівлі та громадського харчування

Талалаєва Ю.М.
Опубліковано в номері: Бухоблік і податки в торгівлі і громадському харчуванні № 1/2004

Специфіка що припускає використання автотранспортних засобів. Транспорт використовується для перевезення придбаних та проданих товарів, сировини, доставки обідів, а також для потреб управління. Відповідно длябухгалтерівзазначених організацій актуальною є проблема документального оформлення, обліку і та інші питання висвітлюються в цій статті.

Документальне оформлення витрачання палива і мастильних матеріалів

Стаття 9 Закону про бухгалтерський облік вимагає оформлення всіх вироблених організацією господарських операцій виправдувальними документами. Ці документи служать первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.

Організації торгівлі та громадського харчування, що експлуатують автотранспортні засоби і які є відправниками і одержувачами вантажів, що перевозяться автомобільним транспортом, зобов'язані вести первинний облік по уніфікованим формам первинної облікової документації, затвердженими постановою Держкомстату РФ від 28 листопада 1997 р. № 78 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин і механізмів, робіт в автомобільному транспорті" (далі - Постанова № 78) .

Документальним підтвердженням витрати палива є дорожні листи.У них фіксуються пробіг автотранспортного засобу, марка і кількість пального, виданого за заправного листу, залишок пального при виїзді та при поверненні, витрата по нормі і фактичний, визначається економія чи перевитрата пального.

Постановою № 78 затверджено наступніформи подорожніх листів, які слід використовувати організаціям торгівлі та громадського харчування:

подорожній лист легкового автомобіля (форма № 3).Є первинним документом з обліку роботи легкового автотранспорту та підставою для нарахування заробітної плати водієві.Подорожній листвиписується в одному примірнику диспетчером або уповноваженою особою,дійсний тільки на один день або зміну. На більш тривалий термін він видається тільки у разі відрядження, коли водій виконує завдання протягом більше однієї доби (зміни). У дорожньому листі обов'язково повинні бути проставлені порядковий номер, дата видачі, штамп та печатку організації, якій належить автомобіль;

шляховий лист спеціального автомобіля (форма № 3 спец.).Є основним первинним документом обліку роботи спеціального автомобіля і підставою для нарахування заробітної плати водієві.Формарозрахована на виконання завдання у двох замовників тадійсна тільки на один день (зміну). Виписується в одному примірнику диспетчером або особою, на це уповноваженим, і видається водію під розписку за умови складання попереднього подорожнього листа. Відривні талони подорожнього листа заповнюються організацією, якій належить спецавтомобіль і служать підставою для пред'явлення рахунку замовнику;

дорожній лист вантажного автомобіля (форми № 4-з і 4-п).Такі дорожні листи є основним документом первинного обліку, визначає разом з товарно-транспортної накладної при перевезенні вантажів товарних показники для обліку роботи рухомого складу і водія, а також для нарахування заробітної плати водію та здійснення розрахунків за перевезення вантажів.

Форма № 4-з (відрядна)застосовується при здійсненні перевезень вантажів за умови оплати роботи водія автомобіля за відрядними розцінками.

Форма № 4-п (погодинна)застосовується за умови оплати роботи водія автомобіля за почасовим тарифом і розрахована на одночасне виконання перевезень вантажів до двох замовників протягом одного робочого дня (зміни) водія. Заповнення подорожнього листа до видачі його водієві проводиться диспетчером організації або особою, на це уповноваженим. Інші дані заповнюють працівники організації - власника автотранспорту і замовники.

Подорожні листи за формами № 4-з і 4-п видаються водієвіпід розписку уповноваженим на те особоютільки на один робочий день (зміну)за умови здачі водієм подорожнього листа попереднього дня роботи. Виданий шляховий лист повинен обов'язково мати дату видачі.

Подорожні листи зберігаються в організації разом з товарно-транспортними документами, що дає можливість їх одночасної перевірки.

Для контролю за рухом шляхових листів, виданих водієві і здачею оброблених шляхових листів в бухгалтерію застосовуєтьсяЖурнал обліку руху подорожніх листів (форма № 8).

Норми витрати палива

Норма витрати палива (або мастильного матеріалу) стосовно до автотранспорту увазі встановлене значення міри його споживання при роботі автомобіля конкретної моделі, марки і модифікації.

29 квітня 2003 року Мінтрансом РФ затвердженийКерівний документР3112194-0366-03"Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті"(далі - нові норми; новий Керівний документ), який введено замість "Норм витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті" Р3112194-0366-97 від 29 квітня 1997 року (далі - старі норми) і діє з дня затвердження до 1 січня 2008 року.

Як і в старих нормах , в новому Керівному документі наведені значення базових норм витрат палива для автомобільного рухомого складу загального призначення, норм витрати палива на роботу спеціальних автомобілів, порядок застосування норм і методи розрахунку нормованої витрати палива при експлуатації, довідкові нормативи по витраті мастильних матеріалів, значення зимових надбавок і др .

У порівнянні з раніше діючими нормами перелік автомобілів, за якими нормується витрата палива, значно розширений, що пояснюється розвитком структури автопарку, появою нових моделей, марок і модифікацій автомобілів. Розширення переліку відбулося в основному за рахунок іномарок. У зв'язку з цим у новому переліку для кожного виду автомобільного транспорту (легкові автомобілі, автобуси, вантажні бортові автомобілі, тягачі, самоскиди, фургони) норми витрати палива наведені окремо по автомобілях закордонним і по автомобілям вітчизняним та країн СНД.

Самі норми по автомобілях, присутнім у старому та новому переліках, в більшості випадків не змінилися.

Хто і для яких цілей повинен використовувати норми витрати палива?

Згідно з новим Керівному документу він призначений для автотранспортних підприємств, організацій, підприємців та ін, незалежно від форми власності, що експлуатують автомобільну техніку і спеціальний рухомий склад на шасі автомобілів на території Російської Федерації. Призначення документа визначено в ньому таким чином: "Норми витрати палив (мастильних матеріалів) на автомобільному транспорті призначені для розрахунків нормованого значення витрати палива, для ведення статистичної і оперативної звітності, визначення собівартості перевезень та інших транспортних робіт, планування потреби підприємств у забезпеченні нафтопродуктами, здійснення розрахунків з оподаткування підприємств, здійснення режиму економії і енергозбереження споживаних нафтопродуктів, проведення розрахунків з користувачами транспортними засобами, водіями і т.д. ".

Однак слід мати на увазі, що вказаний документ не має ніякого відношення до оподаткування прибутку. Справа в тому, щоглава 25 "Податок на прибуток організацій" НК РФ не містить положень, що обмежують прийняття до обліку для цілей оподаткування витрат палива і мастильних матеріалів.З витрат з утримання автотранспорту нормуванню для цілей оподаткування підлягають тільки витрати на компенсацію за використання для службових поїздок особистих легкових автомобілів (див. підпункт 11 пункту 1 статті 264).

Проте слід звернути увагу на те,що згідно з пунктом 1 статті 252 НК РФ витратами організації, прийнятими для цілей оподаткування, зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати, здійснені (понесені) платником податків.

При цьому під обгрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена в грошовій формі.

Тому не виключено, що при перевірках обгрунтованості зроблених витрат податкові органи будуть орієнтуватися на Норми витрати палива, затверджені Мінтрансом Росії. І у випадку занадто великих розбіжностей організації доведеться доводити економічну обгрунтованість цих видатків.

Оскільки положення по бухгалтерському обліку також не містять вимог про застосування Норм витрати палива, то можна констатувати, щодля підприємств торгівлі та громадського харчування Норми витрати палива носять рекомендаційний характер і не обов'язкові для застосування.Якщо організації все ж ухвалять рішення про застосування зазначених норм для цілей бухгалтерського обліку, це рішення слід зафіксувати в обліковій політиці.

Розглянемо порядок розрахунку нормованої витрати палива на конкретних прикладах.

Відповідно до Керівним документом розрізняютьбазове значення витрати палива, яке визначається для кожної моделі, марки або модифікації автомобіля в якості загальноприйнятої норми, і розрахункове нормативне значення витрати палива, враховує виконувану транспортну роботу і умови експлуатації автомобіля.

Облік дорожньо-транспортних, кліматичних і інших експлуатаційних факторів проводиться за допомогою поправочних коефіцієнтів, регламентованих у вигляді відсотків підвищення або зниження вихідного значення норми (їх значення встановлюються розпорядженням керівників підприємств, що експлуатують автотранспортні засоби або керівниками місцевих адміністрацій).

Так, наприклад, норми витрат пального підвищуються при роботі автотранспорту в зимовий час року (в залежності від кліматичних районів країни - від 5 до 20 відсотків), на дорогах загального користування в гірських місцевостях, на дорогах загального користування зі складним планом, в містах і селищах міського типу (в залежності від чисельності населення) і т.п.

Норма витрати палива може знижуватися при роботі на дорогах загального користування за межами приміської зони на рівнинній слабохолмистої місцевості (висота над рівнем моря до 300 м) на дорогах I, II і III категорій - до 15 відсотків.

При необхідності застосування одночасно декількох надбавок норма витрат пального встановлюється із урахуванням суми або різниці цих надбавок.

В якості прикладу розрахуємо нормоване значення витрати палива для легкового автомобіля.

Відповідно до розділу 1.1 Керівного документадля легкових автомобілівнормоване значення витрат пального розраховується по наступному співвідношенню:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

де- нормативна витрата палива, літри;

Hs- базова норма витрати палива на пробіг автомобіля, л/100 км;

S- пробіг автомобіля, км;

D- поправочний коефіцієнт (сумарна відносна надбавка або зниження) до норми в відсотках.

Приклад 1.(цифри умовні).

На балансі організації торгівлі числиться легковий автомобіль УАЗ-469. З подорожнього листа встановлено, що автомобіль обслуговував торгову точку, розташовану в гірській місцевості на висоті 850 метрів, і здійснив пробіг 90 км.

Згідно з керівними документами:

  • базова норма витрати палива (Hs) для легкового автомобіля УАЗ-469 складає 16,0 л/100 км;
  • надбавка за роботу в гірській місцевості на висоті над рівнем моря від 801 до 2000 м (D) - 10 відсотків.

Нормативна витрата палива складає:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 16,0 x 90 x (1 + 0,01 x 10) = 15,84 л.

Приклад 2.(цифри умовні).

Організація громадського харчування ( кафе-ресторан) використовує для доставки обідів клієнтам легковий автомобіль ІЖ-2717. Автомобіль експлуатується в місті з населенням 400 тис. чоловік в зимовий час. З подорожнього листа встановлено, що автомобіль здійснив пробіг 60 км.

Згідно з керівними документами:

  • базова норма витрати палива (Hs) для легкового автомобіля ІЖ-2717 складає 9,4 л/100 км;
  • надбавка за роботу в місті з населенням від 250 тис. до 1,0 млн осіб - 15 відсотків;
  • надбавка за роботу в зимовий час - 10 відсотків.

Нормативна витрата палива складає:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) = 0,01 x 9,4 x 60 x (1 + 0,01 x 25) = 7,05 л.

Відображення в обліку

Необхідною умовою віднесення вартості витраченого пального на собівартість продукції (робіт, послуг) є правильно оформлені первинні облікові документи - подорожні листи.

На суму вартості фактично витраченого палива в бухгалтерському обліку оформляється запис:

дебет рахунку 44 "Витрати на продаж" кредит рахунку 10, субрахунок 3 "Паливо".

У разі, якщо обліковою політикою організації торгівлі або громадського харчування передбачено використання для цілей бухгалтерського обліку Норм витрати палива, вищенаведена запис оформляється на суму витраченого палива в межах норм.

Наднормативний витрата паливавідноситься на позареалізаційні витрати організації:

дебет рахунку 91 "Інші доходи і витрати", субрахунок 2 "Інші витрати" кредит рахунки 10, субрахунок 3 "Паливо" -на суму витрат пального понад норми.

Незалежно від порядку відображення витрачання палива в бухгалтерському обліку, для цілей оподаткування приймається вартість всього фактично витраченого палива.

Приклад 3.Для умов прикладу 1 фактичний витрата палива склав 18 л. Нормативна витрата палива - 15,84 л. Припустимо, що облікова вартість 1 л палива 10 руб.

В обліку організації торгівлі, нормуються відповідно до облікової політики витрата палива для цілей бухгалтерського обліку,будуть оформлені проводки:

дебет рахунку 44 кредит рахунку 10, субрахунок 3 "Паливо" -на суму вартості витраченого палива в межах норм - 158,4 руб. (10 руб. X 15,84 л);

дебет рахунку 91, субрахунок 2 "Інші витрати" кредит рахунку 10, субрахунок 3 "Паливо" -на суму вартості витраченого палива понад норми - 21,6 руб. [10 руб. x (18 л - 15,84 л)].

На зменшення податкової бази по податку на прибуток в якості матеріальних витрат буде віднесено 180 руб. (Вартість фактично витраченого палива).

Як правило, торгові організації та організації громадського харчування мають невеликий парк автомашин і тому не роблять запасів палива, а набувають його на автозаправних станціях за готівковий розрахунок.

Грошові кошти для придбання палива видаються водію, під звіт, що відображається в обліку проводкою:

дебет рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" кредит рахунку 50 "Каса" -на суму виданих під звіт коштів.

Придбання палива за готівковий розрахунок здійснюється в рамках договору купівлі-продажу, в якому підзвітна особа виступає як фізична особа. Відповідно до пункту 6 статті 168 НК РФ при реалізації товарів (робіт, послуг) населенню за роздрібними цінами (тарифами) у зазначені ціни (тарифи) включається відповідна сумаподатку на додану вартість. При цьому на ярликах товарів і цінниках, що виставляються продавцями, а також на чеках та інших видаваних покупцеві документах сума податку не виділяється. Згідно з пунктом 7 зазначеної статті при реалізації товарів за готівковий розрахунок організаціями (підприємствами) та індивідуальними підприємцями роздрібної торгівлі вимоги щодо оформлення розрахункових документів та виставлення рахунків-фактур вважаються виконаними, якщо продавець видав покупцеві касовий чек або інший документ встановленої форми. Тобто невидача продавцем підзвітній особі рахунки-фактури не суперечить чинному законодавству.

Оскільки відповідно до статті 172 НК РФ в загальному випадку одним з основних умов пред'явлення до відрахування сплаченого у складі ціни товару податку на додану вартість є наявність виставленого продавцем рахунку-фактури,при придбанні товарів через підзвітних осіб права на відрахування податку не виникає.

Сплачений у складі ціни товару податок враховується в цьому випадку на рахунках обліку матеріально-виробничих запасів . Такий порядок обліку сум податку на додану вартість передбачено пунктом 147 Методичних вказівок по бухгалтерському обліку матеріально-виробничих запасів, затверджених наказом Мінфіну РФ від 28 грудня 2001 р. № 119н.

Оскільки відповідно до пункту 6 ПБУ 5/

Детальніше »