Матеріал наданий журналом"Практичний Бухгалтерський Облік"/

Закон про бухоблік вимагає, щоб всі господарські операції, що проводяться організацією, оформлялися виправдувальними документами (ст. 9). Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Уніфіковані форми

Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Постановою Уряду РФ від 08.07.97 № 835 "Про первинних облікових документах" функції по розробці та затвердженню альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій покладені на Держкомстат Росії. Зміст і склад уніфікованих форм первинної облікової документації при цьому узгоджуються комітетом з Мінфіном Росії та Мінекономіки Росії.

Держкомстатом Росії в розвиток згаданої постанови Уряду Росії затверджені Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, а також альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації для деяких об'єктів бухгалтерського обліку. У таблиці наведено перелік цих постанов.

Об'єкт бухгалтерського обліку

Постанова Держкомстату Росії

Дата

Назва

Основні засоби

21.01.03

7

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів

Нематеріальні активи, матеріали,

роботи в капітальному будівництві

30.10.97

71а

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, основних засобів і нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, робіт у капітальному будівництві

Продукція та МПЗ в місцях зберігання

09.08.99

66

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання

Облік торговельних операцій

25.12.98

132

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торговельних операцій.

роботи будівельних машин і механізмів, роботи в автомобільному транспорті

28.11.97

78

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин і механізмів, робіт в автомобільному транспорті

Сільськогосподарська продукція та сировина

29.09.97

68

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку сільськогосподарської продукції і сировини

Грошові кошти в касі, результати інвентаризації

18.08.98

88

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації

Результати інвентаризації

27.03.2000

26

Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № інв-26 "Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією"

Грошові кошти, видані під звіт

01.08.01

55

Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № АТ-1 "Авансовий звіт"

Праця та її оплата

05.01.04

1

Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати

Відзначимо, що постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 № 132 затверджені альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торговельних операцій. А саме:

  • альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням контрольно-касових машин;

  • альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій

  • альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торговельних операцій при продажу товарів у кредит і в комісійній торгівлі;

  • альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку операцій в громадському харчуванні.

    З раніше затверджених уніфікованих форм первинної облікової документації постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а в даний час продовжують діяти форми з обліку нематеріальних активів, матеріалів, а також робіт у капітальному будівництві.

    Після введення нового Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій (затв. наказом Мінфіну України 31.10.2000 № 94н) з об'єктів, прийнятих до обліку, зникли малоцінні та швидкозношувані предмети. Однак деякі з таких об'єктів продовжують перебувати на бухгалтерському обліку як об'єкти основних засобів. При їх переведенні для спрощення обліку Мінфін Росії від 27.12.01 № 16-00-14/573 дозволив замість оформлення по кожному з них акту (накладної) приймання - передачі основних засобів за формою № ОЗ-1 використовувати раніше вживані уніфіковані форми для МШП:

  • картки обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МБ-2)

  • відомість обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (форма № МШ-7).

    Тому при списанні повністю з амортизованих врахованих у складі основних засобів колишніх МШП, при їх непридатності для подальшого використання, втрату логічно скористатися наступними уніфікованими формами, розробленими для МШП:

  • актом вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МБ -4);

  • актом на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МБ-8).

    Вищезазначені форми, на наш погляд, цілком доречно використовувати при обліку інвентарю та господарського приладдя.

    Ще раз підкреслимо, що уніфіковані форми первинної облікової документації, які містяться в альбомах форм, є обов'язковими.

    Разом з тим в деяких випадках організаціям буває недостатньо показників, які містять ці форми, так як вони не можуть врахувати всіх видів діяльності організації, особливості технологічних циклів, їх структури. У зв'язку з цим Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації передбачено, що формати бланків, зазначених в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими і можуть змінюватися. Тому для відображення господарських операцій організації вправі доповнювати їх за своїм розсудом. Але це не стосується уніфікованих форм з обліку касових операцій.

    Вносячи відповідні зміни в уніфіковані форми первинної облікової документації, затверджені Держкомстатом Росії, організація повинна дотримуватися наступне:

  • всі реквізити затверджених комітетом уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни, включаючи код, номер форми, найменування документа;

  • видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається;

  • вносяться зміни в уніфіковані форми первинних документів повинні бути оформлені відповідною організаційно-розпорядчим документом організації.

    Організації же, що займаються виробництвом бланків уніфікованих форм первинної облікової документації, при їх виготовленні для зручності розміщення й обробки необхідної інформації можуть вносити зміни в частині:

  • розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значности показників;

  • включення додаткових рядків (включаючи вільні) і вкладних аркушів.

    Крім уніфікованих форм первинних документів, затверджених Держкомстатом Росії, існують також і "відомчі" форми первинних документів.

    Так для перевезення вантажів залізничним транспортом використовується транспортна залізнична накладна, форма якої затверджена наказом МШС Росії від 18.06.03 № 39 (цим же наказом затверджено і правила її заповнення).

    Самостійно розробляються форми

    Однак при різноманітті виробничо-господарських видів діяльності зустрічаються і більш складні випадки, коли з тих чи інших операціях уніфіковані форми відсутні.

    У такому випадку організація має право розробити форму первинного документа самостійно. Але при цьому в документі необхідно привести обов'язкові реквізити, які встановлені пунктом 2 статті 9 закону про бухгалтерський облік. Розроблювальний документ повинен містити:

  • найменування документа;

  • дату складання документа;

  • найменування організації, від імені якої складений документ;

  • зміст господарської операції;

  • вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому виразі;

  • найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

  • особисті підписи зазначених осіб.

    Розроблені самостійно організацією форми первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові уніфіковані форми первинних облікових документів затверджуються при формуванні її облікової політики (п. 5 ПБУ 1/98 "Облікова політика організації "; утв. наказом Мінфіну Росії від 09.12.98 № 60н).

    Такими самостійно розробленими документами можуть бути: доповідні і службові записки (обгрунтовують необхідність тих чи інших витрат для підприємницької діяльності організації), дефектні відомості і акти, що обгрунтовують необхідність здійснення ремонтних робіт, акти за представницькими витратами і т. п.

    Приклад 127 вересня 2004 ТОВ "Інткомплекс" були здійснені витрати на представницькі витрати. Для списання витрачених матеріально-виробничих запасів використаний первинний документ, самостійно розроблений організацією.

    АКТ № 41

    щодо віднесення витрат на представницькі витрати

    р. Москва 27 вересня 2004

    Ми, нижчепідписані, фінансовий директор Слуднов Р. М., головний бухгалтер державець Н. В., начальник відділу Риков В. В. цим Актом підтверджуємо доцільність віднесення до представницьких витрат, пов'язаних з комерційною діяльністю, витрат на організацію прийому представників ВАТ "Пасат" (м. Тула).

    Прийом відбувся 27.09.04 в офісі ТОВ "Інткомплекс "за адресою: м. Москва, Ленінградський проспект, д. 47, оф. 410 відповідно до Програми ділової зустрічі, затвердженої 20.09.04.

    Під час зустрічі обговорювалися питання з подальшої поставки продукції в рамках договору № 25/04-к від 29.03.04.

    Учасники зустрічі:

    від ВАТ "Пасат": генеральний директор Биков І. В., заступник директора Шеранков Д. Ю., начальник відділу Мурзін К. Л., провідного спеціаліста Роман А. Л.;

    від ТОВ "Інткомплек": генеральний директор Чуток М. Д., фінансовий директор Слуднов Р. М., начальник відділу Риков В. В.,

    Під час зустрічі були витрачені наступні матеріально- виробничі запаси:

    Ковбаса" Святкова "- 278 гр

    87,57 руб.

    Бажання - 198 гр

    42,58 руб.

    виногорілчані вироби - коньяк "Арарат"

    415,00 руб.

    Риба червона "Сьомга" - 264 гр

    67,85 руб.

    Кава

    58,00 руб.

    Цукерки - 1 кор.

    135,00 руб.

    7.

    Хлібобулочні вироби .

    25,00 руб.

    РАЗОМ:

    415,00 руб.

    Чеки, що підтверджують придбання зазначених матеріально-виробничих запасів, додаються до авансового звіту Суркова В. В. № 98 від 27.09.04. Витрати зроблені в межах кошторису, що додається до Програми ділової зустрічі.

    У процесі прийому був використаний електричний чайник "Tefal" первісною вартістю 980 рублів (врахований у складі основних засобів), посуд вартістю 450 руб. (Врахована у складі господарських приладдя).

    Фінансовий директор ______________________ Р. М. Слуднов

    Головний бухгалтер ______________________ Н. В. державець

    Начальник відділу ______________________ В. В. Риков

    ___________________

    Кінець прикладу 1

    Серед самостійно розроблюваних первинних документів необхідно згадати і бухгалтерську довідку. Для бюджетних організацій форма бухгалтерської довідки затверджена наказом Мінфіну Росії від 30.12.99 № 107н - форма № 433. До цієї форми можуть звертатися і бухгалтери комерційних організацій. Однак ніщо не заважає організації на її основі розробити більш зручну для використання форму.

    Відзначимо, що бухгалтерія змушена досить часто звертатися до цього документа. Будь виправна запис на рахунках бухгалтерського обліку, різні розрахунки, починаючи від розрахунку сум щомісячної амортизації до нарахувань сум податків, пені, штрафів, перерахунок податкових зобов'язань і т. п. повинні оформлятися такою довідкою.

    Приклад 2При проведенні інвентаризації товарів у вересні 2004 року в ТОВ "Інткомплекс" виявлено їх недостача на суму 5300 крб. Комісія визнала винним у нестачі працівника організації. Сокольник В. П., що несла повну матеріальну відповідальність, добровільно погодилася відшкодувати збиток зі своєї заробітної плати (її оклад - 10 500 руб.)

    Відповідно до вимог податківців раніше прийнятий до відрахування ПДВ по відсутніх товарів - 954 руб. (5300 руб. Х 18%) відновлюється. Ця величина збільшує суму недостачі до 6254 руб. (5300 + 954).

    Адміністрацією прийнято рішення про утримання належної суму протягом трьох місяців з урахуванням обмеження, встановленого статтею 138 ТК РФ.

    У вересні та жовтні із заробітної плати працівника утримується максимально можлива сума - 2100 руб. (10 500 руб. Х 20%), в листопаді - частина, що залишилася - 2054 руб. (6254 - 2100 - 2100).

    Вид складеної бухгалтерської довідки представлений нижче.

    Організація ТОВ "Інткомплекс"

    БУХГАЛТЕРСЬКА ДОВІДКА № 17

    22 вересня 2004

    дата складання

    Нарахування заборгованості Сокольник В.П. по недостачу товарів і утримання належної

    причина складання довідки, обгрунтування бухгалтерських записів

    _______________________________________ суми _________________________________

    розрахунки сум, що відображаються на рахунках бухгалтерського обліку





    Дата

    Зміст операції

    Кількість

    Сума

    Бухгалтерський запис

    Дебет

    Кредит

    1

    22.09.04

    Відображено вартість відсутнього товарів

    5

    5300,00

    94

    41

    2

    22.09.04

    Відновлено ПДВ за недостачу товарів

    954,00

    19

    68

    3

    22.09.04

    Відновлений ПДВ врахований в сумі недостачі

    954,00

    94

    19

    4

    22.09.04

    Нараховано заборгованість працівника

    6254,00

    73-2