Матеріал предоставленгруппой компаній "ІНТАЛЄВ"/

Приступаючи до проекту створення системи управлінського обліку, будь-яка компанія рано чи пізно зіткнеться з необхідністю розв'язання задачі інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку. Щоб це завдання не стала каменем спотикання на етапі реалізації проекту, необхідно спланувати її рішення ще на етапі розробки концепції проекту. Чим більш ефективним виявиться рішення цієї задачі, тим швидше і дешевше пройде реалізація як самого проекту по постановці управлінського обліку, так і функціонування системи. Основу ефективного вирішення завдання буде становититриєдність вирішення методологічних, технічних і організаційних підсистемінтеграційного процесу. При цьому алгоритм розв'язання задачі буде виглядати саме таким чином:
Розробка методології управлінського обліку - на її основі вибір програмних та технічних засобів автоматизації - і виходячи з вимог розробленої методології і вибраного ПТО, розробка організаційних регламентів та процедур по збору, обробці та інтеграції даних в обох системах обліку.
Розглянемо докладніше етапи та варіанти дій на кожній із стадій вирішення задачі інтеграції.
Отже, етап перший "Розробка методології інтеграції управлінського та бухгалтерського обліку".

На цьому етапі потрібно вирішити ряд підзадач . Спочатку необхідно визначитися з користувачами інформації з управлінської системи обліку. На відміну від бухгалтерського обліку, який спрямований в основному на задоволення інтересів зовнішніх користувачів (ІМНС, банки, акціонери), користувачами управлінського обліку в першу чергу виступають внутрішні суб'єкти, але в деяких випадках інформація з управлінського контуру може надаватися і зовнішнім суб'єктам, наприклад банкам, комерційним контрагентам. Навіть якщо буде прийнято рішення про те, чтоуправленческій учетбудет використовуватися тільки для внутрішніх потреб, слід врахувати, що і тут існують різні групи користувачів, які за допомогою управлінського обліку будуть вирішувати різні завдання. Тому вимоги до інформативності і оперативності надання даних у керівника підрозділу та генерального директора будуть різні.
Визначення складу користувачів інформації дозволить нам сформувати набір вимог кожної групи до складу, ступеня аналітичності, оперативності надання і способу представлення інформації в управлінському обліку. А, отже, і цілі створення та функціонування системи управлінського обліку.

Після цього, ми можемо переходити до формування управлінської облікової політики. Управленческаяучетная політікаопішет прийняту на підприємстві сукупність способів ведення управлінського обліку - первинного спостереження, вартісного виміру, поточної угруповання і підсумкового узагальнення фактів господарської діяльності. Здавалося б, зовні управлінська облікова політика нічим не відрізняється від бухгалтерської облікової політики. Однак, саме тут і крояться основні відмінні моменти двох систем обліку, той самий результат, заради досягнення якого і створюється альтернативний спосіб обліку. Управлінська облікова політика дає можливість застосовувати різні варіанти оцінки господарських подій в залежності від часу, підрозділи, напрями бізнесу і навіть економічного сенсу окремої господарської операції, у той час як бухгалтерська жорстко прив'язана до юридичної особи і єдина для всіх операцій даного підприємства.
Значні відмінності в облікових політиках можуть викликати бажання спростити завдання і управлінський облік організувати як паралельний, ніяким чином не взаємодіє з системою бухгалтерського обліку. Однак, це лише уявний спосіб спрощення, при цьому далеко не найефективніший. Тому що у бухгалтерського, управлінського, та й будь-якого іншого обліку в компанії є один загальний базис - вони всі відображають одні і теже факти фінансово-господарської діяльності. Прийняття рішення про паралельне веденні двох систем обліку не тільки збільшить вартість проекту на етапі функціонування (створення та утримання ще однієї облікової служби), але і викличе організаційні проблеми (боротьбу двох підрозділів за черговість надходження документів і інформації), і можливо, кардинальні відмінності у звітах про результати фінансово-господарської діяльності, які ніхто не в змозі буде аргументовано пояснити. Доведеться створювати третій службу, яка буде оцінювати ступінь достовірності даних із двох систем обліку. Щоб цього не сталося, після розробки управлінської облікової політики необхідно ретельно проаналізувати господарську систему організації, принципи відображення операцій в бухгалтерському обліку і знайти точки єдності (інтеграції) двох систем обліку.
Наступним етапом стане розробка регламенту трансформації даних бухгалтерського обліку в управлінський контур і , навпаки, з управлінського - в бухгалтерський. Процедура трансформації зв'яже рахунки управлінського та бухгалтерського планів рахунків (у разі застосування в управлінському обліку способу "подвійного запису") або бухгалтерський план рахунків з показниками (у разі застосування в управлінському контурі "касового" методу обліку). При цьому в процедурі трансформації обов'язково повинні бути враховані відмінності, закріплені в облікових політиках обох систем обліку, що досягається за допомогою застосування різних аналітик. На цьому етапі корисно створити спеціальне Положення про порядок трансформації, яке наочно зафіксує моменти розбіжності між двома системами обліку.

При розробці Положення про порядок трансформації стане ясно, якої інформації не вистачає в бухгалтерському контурі обліку, що виведе розробників проекту на необхідність продумати і прийняти рішення про способи збору і фіксації відсутньої інформації. Крім того у розробників проекту можуть з'явитися і нові способи отримання інформації для відображення її в бухгалтерському контурі. Можна в першому начерку вирішити питання про порядок внесення інформації в інформаційне середовище (бухгалтерський контур - трансформація в управлінський) або навпаки, внесення в управлінський контур, а потім трансформація в бухгалтерський. Однозначно відповісти на це питання можна буде після вибору програмного засобу для автоматизації управлінського обліку, але первісне рішення потрібно прийняти вже на цій стадії.

І після цього можна сміливо приступати до другого етапу вирішення задачі інтеграції - Вибору програмно-технічних засобів для автоматизації управлінського обліку.

На цьому етапі доведеться прийняти принципове рішення, яким чином здійснити автоматизацію:
Перший варіант - написати власну програму для автоматизації управлінського обліку;
Другий - придбати стандартну галузеву програму ( так званий "коробковий" продукт);
Третій - придбання стандартної програми з можливістю гнучкої індивідуальної настройки.

Перший варіант дозволить максимально повно реалізувати ті завдання, для вирішення яких ви створюєте систему управлінського обліку.

Він врахує всі нюанси вашого і тільки вашого бізнесу. Однак цей варіант, швидше за все, виявиться найбільш витратним на етапі створення, і вже точно, найтривалішим за часом реалізації і найбільш витратним на етапі функціонування. При цьому керівництво компанії потрапляє в залежність від конкретного розробника, і у нього зникає можливість залучити підготовлених фахівців для роботи в програмі, кожного знову прийнятого співробітника доведеться навчати самостійно.

Другий варіант дозволяє практично миттєво провести процес автоматизації, недорогий, і на ринку праці завжди можна знайти фахівців, які знають даний програмний продукт. Але керівництво компанії, швидше за все, змушений буде скоротити список методологічних вимог до управлінського обліку. У випадку якщо компанія вирішить змінити напрямок діяльності, доведеться купувати новий програмний продукт.

Третій варіант, як і всяка "золота середина" знаходиться між першими двома рішеннями з вартості та строків впровадження. Але він поєднує в собі гнучкість першого варіанту і простоту впровадження другого, що часто стає основним фактором при виборі способу автоматизації. Ще більшу привабливість він отримує в разі, якщо програмний продукт має можливість "візуальних" налаштувань (в цьому випадку не буде потрібно допомогу програмістів при налаштуванні та функціонуванні програми, кожен користувач після невеликого навчання зможе самостійно формувати для себе будь-які звіти, довідники та показники); та має рішення на тій же платформі, на який в компанії ведеться бухгалтерський облік, що спростить і прискорить інтеграцію двох систем.

Незалежно від обраного способу автоматизації етап технічного аспекту вирішення завдання інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку передбачає виконання наступної послідовності дій:

  1. Визначення наскільки обраний програмний продукт відповідає тим методологічним вимогам, які були збудовані для управлінського обліку в цілому та для системи інтеграції зокрема;
  1. Визначення можливих термінів проведення автоматизації і налаштування трансформації бухгалтерських та управлінських даних;
  1. Визначення бюджету автоматизації, який буде включати власне вартість створення або придбання програмного продукту, вартість модернізації вашого технічного парку (комп'ютери, сервери), вартість навчання співробітників роботі в новому програмному продукті, вартість консалтингового супроводу при налаштуванні і функціонуванні програмного продукту, вартість технічної підтримки функціонування програмного продукту, вартість усунення можливих збоїв в процесі функціонування програми;
  2. Визначення наслідків проведення автоматизації на даному програмному продукті (вартість і часові витрати на збір, обробку та аналіз інформації в управлінському та бухгалтерському контурі; ступінь взаємодії і взаємопроникнення двох систем обліку). Ідеальним буде варіант, коли інформація, що вводиться в одному з контурів миттєво відображається в іншому, при чому, в потрібній інтерпретації.

Маючи на руках всю вищевказану інформацію з кожного розглянутого варіанту, можна розставити свої пріоритети в критеріях і вибрати найбільш прийнятний варіант. При цьому, по-перше, керівництво компанії буде мати чітке уявлення, наскільки обраний програмний продукт відповідає розробленої методології обліку, і при необхідності зможе внести до неї зміни. По-друге, розроблена методологія та можливості обраної програми дадуть необхідний матеріал для розробки третьої складової нашої задачі-організаційно-функціональної системи інтеграції.

Управлінський облік є частиною системи управління на підприємстві, а в момент свого створення - новим елементом цієї системи. Поява нового елемента не може не викликати змін в інших елементах системи. Він породить нові і \ або внесе зміни в існуючі процеси збору, систематизації і аналізу фінансової інформації. Для здійснення цих процесів буде потрібно залучення нових фахівців, і \ або зміна посадових функцій старих. Таким чином, при вирішенні третьої складової нашої задачі необхідно буде спланувати інноваційні зміни в процесної, функціональної та організаційної структури компанії. Якщо було прийнято принципове рішення про те, що бухгалтерський та управлінський контур використовують єдину базу оперативної інформації, то в цілях скорочення трудовитрат первинну інформацію (документ) в неї можуть вносити співробітники операційних підрозділів (відділ продажів, виробництво, склади і т.д.). Інформація буде потрапляти в облікову систему в місці і в момент здійснення господарської операції, а потім за допомогою спеціальних налаштувань транслюватися в бухгалтерську і управлінську підсистеми обліку.

Іншим варіантом зміни організаційної структури в рамках вирішення завдань інтеграції є зміна організаційної структури бухгалтерської служби. Виділення в ній групи оперативного обліку та переведення її працівників в операційні підрозділи компанії. Даний варіант найбільш прийнятний у випадку, якщо інформація спочатку потрапляє в бухгалтерський контур, а потім транслюється в управлінський.
В цілому на цьому завдання створення взаімоінтегрірованной системи бухгалтерського та управлінського обліку можна вважати вирішеною. Але необхідно пам'ятати, що успіх будь-якого інноваційного проекту (а створення системи управлінського обліку безсумнівно належить до таких) досягається при дотриманні наступних умов:

- наявність у керівництва чіткого розуміння, яких цілей повинен досягти проект, і послідовність у досягненні цілей;

- наявність злагодженої команди розробників проекту, що включає в себе представників всіх структурних одиниць, яких торкається проект (і бухгалтерії компанії в даному випадку в першу чергу);

- навчання всіх співробітників новим методам роботи;

- матеріальне і моральне стимулювання розробників проекту при ефективному старті проекту та всіх співробітників, у яких змінилися функціональні обов'язки за якісне виконання нових робочих процедур (до того моменту, поки ці процедури не стануть буденними).


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »