Бухгалтерський облік потрібно автоматизувати - це розуміє будь бухгалтер. Але далеко не кожен знає, що потрібно для цього робити і яка його роль в цьому процесі. Як наслідок - пасивність з боку бухгалтера при впровадженні на підприємстві автоматизованої системи обліку, його розбіжності з керівництвом. А адже він - особа зацікавлена ??і повинен якщо вже не "рулити" процесом установки системи, то принаймні активно брати участь у ньому. У цій статті ми розглянемо, на що повинен звернути увагу бухгалтер при проектуванні і впровадженні автоматизованої системи бухгалтерського обліку.

Ольга Нетесова
Вологодська державна молочно-господарська академія

Джерело:Журнал "Бухгалтер і Комп'ютер" № 4 2004р

Автоматизація управління діяльністю підприємства неможлива без автоматизації бухгалтерського обліку. Більше того, саме з останньою доцільно починати автоматизацію управління. Це викликано наступними факторами:

· завдання бухгалтерського обліку добре структуровані, мають відомий і нескладний алгоритм рішення з переважанням арифметичних операцій;

· бухгалтерський облік збирає і реєструє інформацію про всі господарські операції, яка необхідна і іншим управлінським структурам підприємства;

· автоматизація бухгалтерського обліку стала невідкладною задачею, оскільки зовнішні користувачі бухгалтерської інформації, яким бухгалтерія повинна представляти свої звіти (Пенсійний фонд, податкові органи), вимагають їх в електронній формі, на машиночитаних носіях. Прийнятий Державною Думою закон про електронний підпис тільки посилює цю тенденцію.

Результати опитувань, опубліковані в пресі, показують, що бухгалтери, застосовують інформаційні технології в своїй практиці, мають більше шансів на успіх і кращі перспективи на майбутнє. Виявлено прямий зв'язок між грамотністю в сфері ІТ і професійним успіхом цієї категорії фахівців. Від кожного третього бухгалтера, прийнятого на роботу в Москві, вимагається володіння комп'ютерними програмами.

Звичайно, кожен бухгалтер розуміє необхідність автоматизації бухгалтерського обліку, але далеко не кожен знає, що потрібно для цього робити, і чекає "доброго дядю ", який вирішить за нього всі проблеми. Незнання основ проектування і впровадження автоматизованих систем, нерозуміння своєї ролі в цьому процесі породжують пасивність бухгалтера, розбіжності з керівником та іншими управлінськими працівниками. У той час як на підприємстві здійснюється проект автоматизації обліку, бухгалтер іноді лише відсторонено спостерігає за цим процесом, тоді як він повинен якщо вже не керувати ним, то брати активну участь і впливати.

Принцип першого керівника передбачає при автоматизації закріплення відповідальності за створення системи за замовником - керівником підприємства, який відповідає за введення в дію та функції системи. При автоматизації роботи бухгалтерії цей принцип слід уточнити: основна частка відповідальності має покладатися на головного бухгалтера. Як показує практика, без зацікавленості, відповідальності, компетентності в цьому питанні головного бухгалтера створення досить ефективно функціонуючої автоматизованої системи бухгалтерського обліку неможливо. Навпаки, при зацікавленості та бажанні бухгалтера таке впровадження відбувається швидко і безболісно. На керівника підприємства при цьому лягає відповідальність за створення умов для впровадження всього комплексу і забезпечення взаємодії автоматизованої системи бухгалтерського обліку з іншими управлінськими структурами, включення її в загальну автоматизовану систему управління підприємством.

Напрямки

На що повинен звернути увагу бухгалтер при проектуванні і впровадженні автоматизованої системи бухгалтерського обліку? Перед початком проектування повинні бути вирішені деякі загальні питання.

При впровадженні автоматизованої системи можна орієнтуватися на існуючу структуру бухгалтерії, при цьому відбувається лише модернізація методів роботи бухгалтерів, так що витрати і ступінь ризику мінімальні. Другий варіант - перегляд організаційної та функціональної структури підрозділу, перерозподіл обов'язків, розробка нових інформаційних взаємозв'язків. Ефективність роботи підрозділу при цьому може суттєво зрости. Хоча це більш тривалий і ризикований процес, що вимагає всебічного аналізу та ретельного опрацювання.

Вибір напрямку автоматизації бухгалтерської служби підприємства включає в себе попередній вибір програмних засобів.

Перший напрямок - використання офісних програм, наприклад з пакету Microsoft Office, що застосовне на невеликих підприємствах. Ці програми доступні і недорогі, але вимагають значної підготовчої роботи - введення форм документів, розробки системи таблиць та баз даних і т. д.

Найбільш популярно другий напрямок автоматизації бухгалтерського обліку - за допомогою спеціалізованої прикладної бухгалтерської програми. Їх вибір зараз дуже широкий, практично в кожному більш-менш інформаційно розвиненому регіоні працюють фірми, що пропонують ту чи іншу систему для бухобліку. Підприємству такий варіант може бути зручний, якщо крім самої програми пропонуються й інші послуги: її налаштування, впровадження, супровід, навчання персоналу. І хоча бухгалтерських систем існує безліч, питання визначень переваг зводиться до вибору не стільки програми, скільки надійної фірми, з якою доведеться працювати весь період використання програми. Можливо спільне використання бухгалтерських і офісних програм, багато з них сумісні.

Третій напрямок автоматизації бухгалтерського обліку - розробка програмного продукту на замовлення за допомогою сторонньої фірми або власного підрозділу, ІТ-служби. Це вимагає, як правило, тривалого часу і великих витрат і виправдано тільки для великих підприємств, за умови, що наявні на ринку програми не відповідають запитам і вимогам замовника. Якщо розробляється автоматизована система управління, головний бухгалтер повинен стежити, щоб були враховані і потреби бухгалтерії.

Звичайно, роль бухгалтера буде різна при виборі того чи іншого напрямку автоматизації.

У першому випадку бухгалтер, як правило, повинен досконало знати і вміти використовувати офісні програми (невеликі підприємства не можуть тримати для цього окремого працівника). При останньому варіанті бухгалтеру гарантовано пильну увагу з боку команди розробників. При використанні тиражної бухгалтерської програми допомогу бухгалтеру при її впровадженні, як правило, мінімальна, і часто виникає ситуація, коли він не знає, що робити з придбаною програмою.

Стадії та етапи створення автоматизованої системи викладені в ГОСТ 34601 - 90 "Автоматизовані системи. Стадії створення ". Основні етапи тут наступні:

  • передпроектну обстеження та написання тактико-технічного завдання;
  • проектування;
  • введення в дію;
  • супровід автоматизованої системи.

На стадії передпроектного обстеження повинна бути здійснена постановка задачі, яка полягає у формуванні вихідних посилок, необхідних результатів рішення задачі і описі її математичного змісту. Так як комплексна автоматизація бухгалтерського обліку є складним завданням і складається з безлічі підзадач, має бути розглянутий комплекс інформаційно пов'язаних один з одним компонентів. Потрібно звернути увагу на періодичність та час вирішення завдань, організацію збору первинних даних і передачі їх в обробку. Постановка завдання повинна супроводжуватися описом документів, масивів даних, які у завданню і одержуваних в результаті рішення. Інформація, використовувана при вирішенні завдань, розділяється на постійну, яка повинна зберігатися в системі і використовуватися багаторазово, і змінну.

У постановці завдання обов'язково повинен брати активну участь головний бухгалтер, залучаючи при цьому практично всіх працівників свого відділу.

Постановка задачі дуже полегшується, якщо на підприємстві є такі документи, як облікова політика і робочий план рахунків, посадові інструкції на кожного працівника, графік документообігу, затверджені порядок і строки виконання облікових робіт. Без таких документів постановку задачі потрібно починати з вивчення організаційної і функціональної структури бухгалтерії, розподілу обов'язків, формалізації системи ведення документообігу, вивчення інформаційних зв'язків і маршрутів руху інформації. Перед автоматизацією обліку необхідно привести його в порядок, вдосконалювати. Потрібно проаналізувати всі форми первинних документів, що використовуються в бухгалтерському обліку, оцінити їх відповідність формами, затвердженими ОКУД, і можливість заміни неуніфікованих форм уніфікованими, проаналізувати реквізити і показники документів.

Бухгалтеру потрібно враховувати, що введення інформації в ЕОМ повинен здійснюватися один раз. Всі зведені, проміжні, результатні дані повинні бути отримані автоматично на основі введених первинних даних. Інформація заноситься в єдину базу даних. Масиви постійної, довідкової інформації повинні бути впорядковані, класифіковані.

Ставимо завдання

За результатами передпроектного обстеження складається технічне завдання. Відповідальність за передпроектну обстеження лягає на головного бухгалтера (далі просто бухгалтера).

При автоматизації бухгалтерії за допомогою тиражної бухгалтерської програми постановка задачі та технічне завдання часто не виконуються, так само як і не складається проект, що негативно впливає на ефективність створюваної автоматизованої системи бухгалтерського обліку.

Технічне завдання необхідно, якщо для налаштування і впровадження бухгалтерської програми залучаються сторонні співробітники або організації. Вони мають брати участь у складанні технічного завдання та підписувати цей документ. Результат їх роботи оцінюється по тому, як виконано технічне завдання, і в разі розбіжностей воно є основним документом для судового розгляду.

Постановка завдання необхідна в будь-якому випадку. Якщо бухгалтерська програма вже вибрана, то при постановці завдання можна враховувати її структуру та особливості, щоб необхідна настройка виявилася мінімальною. Бухгалтер повинен непогано орієнтуватися в цій програмі.

Роботи по постановці завдання і передпроектного обстеження при автоматизації бухгалтерського обліку більшість джерел описує неконкретно. Перелічимо нижче, які роботи, на наш погляд, необхідно виконати бухгалтеру.

1. Розробити робочий план рахунків. Особливу увагу при цьому необхідно приділити субрахунками і аналітичними рахунками. По кожному рахунку, субрахунку може бути необхідно вести кілька видів аналітичного обліку (більшість бухгалтерських програм дозволяють це). Аналітичний облік найбільш трудомісткий, його дані використовуються не тільки обліковими працівниками, але і всіма управлінцями.

2. Потрібно скласти локальні класифікатори масивів постійної (довідкової) інформації (підрозділів, співробітників, товарно-матеріальних цінностей і т. д.). Вибір постійної інформації з довідника полегшує заповнення документів. Багато класифікатори (довідники) використовуються для ведення аналітичного обліку, тобто показники в них являють собою аналітичні рахунки. Показники потрібно упорядкувати, розбити на групи, привласнити коди, які повинні полегшити пошук, угруповання інформації. Системи класифікації та кодування інформації розглянуті в спеціальній літературі. Ця робота особливо необхідна для тих масивів, колічествопоказателей в яких обчислюється сотнями і тисячами (матеріали). Без правильної класифікації та кодування з масивами незручно працювати, що може призвести до помилок (повторне введення та порушення аналітичного обліку). Зробити це потрібно до введення класифікаторів в ЕОМ, зміна угруповання і кодів надалі буде скрутним.

3. Проаналізувати та удосконалити документообіг по кожній ділянці обліку, по кожному автоматизованого робочого місця: форми первинних документів, показники і реквізити, що містяться в них, порядок і строки їх заповнення. По можливості передбачити використання уніфікованих форм, так як вони розроблені з урахуванням автоматизованої обробки і багато з них вже містяться в бухгалтерських програмах. Форми документів, які в програмі відсутні, доведеться формувати і вводити додатково (більшість бухгалтерських програм це допускають). Бажано, щоб введення первинних документів в ЕОМ відбувався одночасно з їх складанням або отриманням, потім їх можна роздрукувати. У комп'ютер необхідно вводити всі реквізити документів. Повинен проводитися одноразовий введення інформації, а якщо документи пов'язані інформаційно, то це має бути зазначено бухгалтером.

4. Багато бухгалтерські кореспонденції однотипні, тому їх введення в комп'ютер слід автоматизувати, хоча варто передбачити можливість вручну ввести, якщо знадобиться, яку кореспонденцію. Але буде зручніше і правильніше, якщо б ? Ольша частина бухгалтерських кореспонденцій буде складатися автоматично на основі відповідних первинних документів, що і передбачають багато бухгалтерські програми. Необхідно розглянути, як буде відбуватися введення всіх кореспонденцій.

5. Вихідні документи (регістри і звітні форми) формуються автоматично на основі введеної в ЕОМ інформації. Бухгалтерські програми пропонують досить широкий набір вихідних форм, при необхідності дозволяють їх змінити, ввести нові.

Провести, щоб не перепроводити

Необхідні для невеликого підприємства класифікатори, документи, звіти, як правило, вже є в добре відпрацьованих бухгалтерських програмах, і їх налаштування виявиться мінімальною. Але для найбільш ефективної автоматизації бухгалтерського обліку всі перераховані роботи все одно слід провести, так як в подальшому змінити що-небудь може виявитися складним завданням. Особливо важливо продумати систему рахунків.

Якщо обсяг бухгалтерських робіт невеликий, а підприємство не має достатньо фінансових ресурсів, то можна передбачити виконання частини робіт вручну (введення кореспонденцій вручну, а не за документами, розподіл накладних витрат, закриття рахунків та ін.)

Для найбільшої ефективності впроваджуваної автоматизованої системи бухгалтерського обліку слід автоматизувати роботу по всіх його ділянках. Головну книгу і оборотно-сальдову відомість потрібно формувати автоматично. Заповнювати баланс, додатки до нього, інші звіти багато бухгалтерів нерідко воліють вручну, навіть якщо програма уміє це робити сама.

На етапі введення автоматизованої системи в дію необхідно вказати в програмі реквізити підприємства, деякі параметри облікової політики, відкоригувати план рахунків, який, як правило, вже пропонується, заповнити класифікатори та ввести вступний баланс (зручніше на 1-е число року або кварталу). Введення залишків по рахунках потрібно виробляти однією датою, по всіх аналітичних рахунках, тоді сальдо за синтетичними рахунками буде отримано автоматично. Зазвичай це досить великий об'єм робіт, і виконати їх потрібно досить швидко. Ось чому до введення вступного балансу слід підготуватися, по можливості залучити до цієї рутинної роботи не тільки бухгалтерів (яким, крім іншого, доводиться виконувати і свої повсякденні обов'язки), але і спеціальних помічників. При дуже великих обсягах бухгалтерських робіт введення нової системи в дію можливо робити окремо за ділянками обліку, але тільки після виконання всіх попередніх робіт, оскільки ділянки обліку взаємопов'язані між собою і представляють єдину систему.


Стаття отримана: Клерк. Ру

Детальніше »