АГ "РАДА"/

Нерідко фірми оплачують проїзд своїх співробітників до місця роботи. Бухгалтеру важливо знати, як правильно врахувати такі витрати при обчисленні податку на прибуток, ЕСН і ПДФО.

Податок на прибуток

У підпункті 26 статті 270 Податкового кодексу говориться, що оплата проїзду до місця роботи і назад не включається до складу витрат при обчисленні податку на прибуток. Однак це правило має винятки. Перше з них стосується підприємств, яким дозволено враховувати такі витрати в силу технологічних особливостей виробництва. Правда, Податковий кодекс не роз'яснює, що це за особливості. На нашу думку, до таких можна віднести:

- знаходження підрозділу підприємства далеко від основного виробництва;

- на підприємстві встановлено багатозмінний графік роботи, і співробітників привозять вночі, коли громадський транспорт вже не ходить.

Приклад

ЗАТ "Передовик" будує склад на ділянці, який віддалений від маршрутів громадського транспорту. Працівників перевозять на автобусі від офісу підприємства до місця будівництва. Для цього "Передовик" уклав договір з транспортною фірмою. Вартість послуг з перевезення працівників становить 23 600 руб. (В тому числі ПДВ 3600 руб.) В місяць. "Передовик" обчислює податок на прибуток за методом нарахування.

Перевезення співробітників викликана виробничою необхідністю, тому бухгалтер щомісяця списує 20 000 руб. (23 600 - 3600) на вартість споруджуваного складу. Ці витрати будуть зменшувати оподатковуваний прибуток по мірі того, як на цей об'єкт буде нараховуватися амортизація.

Другий виняток зацікавить більшість фірм. Витрати на проїзд співробітників можна врахувати при обчисленні податку на прибуток, якщо вони передбачені в трудових і (або) колективних договорах. Тому додатковий пункт у цих документах може виглядати так:

"... 16. Працівникам підприємства щомісяця компенсуються витрати з оплати вартості проїзду до місця роботи транспортом загального користування. Компенсація виплачується в день зарплати після здачі проїзного квитка в бухгалтерію".

ЕСН і ПДФО

Питання про те, чи потрібно нараховувати ЕСН на вартість проїзних квитків, є спірним. Потрібно відзначити, що чиновники не залишили його без уваги і неодноразово давали відповіді, хоча досить суперечливі. Наприклад, у листі Мінфіну від 16 листопада 2001 р. № 04-04-07/192 зазначено, що оплата фірмою проїзних квитків включається до бази для нарахування ЕСН, причому навіть незважаючи на те, що виплата проведена за рахунок чистого прибутку.

У тому ж році місяцем пізніше Мінфін складає ще один лист (від 26 грудня 2001 р. № 04-04-06/508). У ньому чиновники дозволили не нараховувати ЕСН на вартість проїзних, але тільки якщо керівник фірми своїм наказом затвердив, що робота співробітника має роз'їзний характер і він не забезпечений спеціальним транспортом. Крім того, це може бути підтверджено посадовою інструкцією працівника.

Такі суперечливі поради привели бухгалтерів в подив. Одні з них нараховували ЕСН, інші - ні. Останнім довелося відстоювати свою правоту в суді. Відзначимо, що арбітри їх підтримали. Наприклад, подібне справу розглянув Федеральний арбітражний суд Центрального округу (постанова від 26 січня 2004 р. № А48-2775/03-2).

Фірма набувала двом своїм співробітникам проїзні квитки, так як їм за родом діяльності необхідно було користуватися міським транспортом . Для цього директор випустив відповідний наказ.

Податківці визнали, що на вартість проїзних потрібно нараховувати ЕСН. Але з їх позицією судді не погодилися. У своєму рішенні вони вказали, що ЄСП не обкладаються всі види встановлених законодавством компенсаційних виплат, які пов'язані з виконанням співробітниками трудових обов'язків. На це зазначено в підпункті 2 пункту 1 статті 238 Податкового кодексу. Тому арбітри прийшли до висновку, що суми оплати проїзних квитків носять компенсаційний характер і пов'язані з виконанням співробітниками своїх обов'язків. Отже, нараховувати ЕСН не можна.

Також в цьому судовому спорі арбітри вказали, що утримувати податок на доходи фізичних осіб з вартості проїзних не треба. Це випливає з пункту 3 статті 217 Податкового кодексу. Аналогічну думку висловили й судді в постанові Федерального арбітражного суду Московського округу від 13 листопада 2003 р. № КА-А40/9041-03.

Зазначимо, що податківці не можуть прийти до єдиної думки з приводу сплати ПДФО із сум оплати за проїзд. Наприклад, у листі УМНС по м. Москві від 9 вересня 2002 р. № 28-11/41577 вони роз'яснюють, що податок нараховувати потрібно. Проте трохи раніше чиновники цього ж відомства в листі від 8 серпня 2002 р. № 28-11/36252 зробили виняток для сум оплати проїзду, які мають виробничий характер.

Оформляємо документи

Розглянувши арбітражну практику, можна зробити наступний висновок. Щоб не нараховувати ЕСН, потрібно лише правильно оформити документи. Рекомендації по їх складанню наведені, наприклад, у листі УМНС по м.

Москві від 27 червня 2003 р. № 28-07/34871 (далі - Лист).

З послання випливає, що ЄСП не нараховується в двох випадках. У першому, якщо оплата проїзних віднесена до витрат, не зменшує оподатковуваний прибуток (п. 26 ст. 270 НК). А, згідно з пунктом 3 статті 236 Податкового кодексу, такі виплати співробітникам не обкладаються ЕСН.

У другому випадку оплата проїзду співробітникам не обкладається цим податком, якщо складені певні документи. До таких відносяться:

- наказ (розпорядження) на підставі якого працівник направляється для виконання службових обов'язків поза місцем основної роботи (з додатком разових проїзних квитків);

- маршрутний лист (при відсутності разових проїзних квитків, але відомої вартості проїзду ), завірений підписами і печатками організацій відвідування.

При цьому неважливо, передбачена оплата проїзду в трудовому або колективному договорі чи ні.

Незайвим буде і наказ про затвердження списку співробітників, робота яких має роз'їзний характер. Такий документ також допоможе виправдати оплату проїзду. Наказ може виглядати наступним чином:

ТОВ " Весна "

Наказ

від 5 січня 2004 р. № 5

Про перелік посад співробітників, робота яких має роз'їзний характер

Наказую:

1. Затвердити список посад співробітників, робота яких має роз'їзний характер (додаток 1).

Директор ТОВ "Весна" ЛебедевА.В. Лебедєв

(підпис)

Додаток 1

до наказу № 5 від 5 січня 2004

Список посад співробітників, робота яких має роз'їзний характер

№ п/п Посада П.І.Б.
1. Кур'єр Костильова Л.А.
2. Касир Лазукова Н.В.

А от якщо проїзний квиток придбаний, але виробничий характер роз'їздів не підтверджений, то ЕСН нарахувати треба.

На нашу думку, ті ж документи допоможуть уникнути співробітникові ПДФО. Також наведений список може обгрунтувати витрати по оплаті проїзду співробітників, якщо фірма враховує їх при розрахунку податку на прибуток. Нагадаємо, що право працівників на такі виплати потрібно прописати в колективному або трудовому договорі.

Відображення в бухгалтерському обліку

Відзначимо, що процедура придбання проїзних квитків для працівників та їх видачі може бути різною. Так, співробітник організації може самостійно купити проїзний квиток. В кінці місяця він представить в бухгалтерію організації авансовий звіт, до якого докладе куплений раніше квиток. На підставі цього звіту працівникові відшкодують його витрати. У цьому випадку розрахунки з співробітником будуть відображатися на рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".

Також організація може придбати проїзні квитки централізовано - за безготівковим розрахунком або через спеціально уповноважену підзвітну особу. У цьому випадку їх необхідно оприбуткувати на баланс, перш ніж видавати працівникам. Для цього використовується субрахунок 50-3 "Грошові документи".

Витрати на придбання проїзних квитків для співробітників в бухгалтерському обліку списуються на рахунки обліку витрат. Це випливає з пункту 5 ПБУ 10/99 "Витрати організації". При цьому такі витрати повинні бути віднесені на рахунок, на який списується заробітна плата працівника, для якого був придбаний проїзний квиток. Наприклад, вартість квитка, купленого для начальника відділу кадрів виробничого підприємства, буде списана на рахунок 26 "Загальногосподарські витрати". Якщо проїзний квиток придбаний для продавця, що працює в торговельній організації, то буде використаний рахунок 44 "Витрати на продаж".

Приклад

Торгова фірма ЗАТ "Осінь" компенсує своїм працівникам вартість проїзних квитків від одного місця роботи до іншому (філія). У червні співробітник організації І.І. Іванов витратив на проїзд 700 руб. (Це підтверджують проїзні квитки). У цьому ж місяці фірма компенсувала йому витрати.

Однак наказ, на підставі якого працівник здійснював поїздки, не був складений. Бухгалтер "Осені" нарахував на суму компенсації ЕСН і утримав ПДФО.

В обліку фірми зроблені такі записи:

Дебет 44 Кредит 73

- 700 руб. - Нарахована Іванову компенсація за проїзд;

Дебет 44 Кредит 68, 69

- 249,2 руб. (700 руб. Х 35,6%) - нарахований ЕСН на суму компенсації оплати проїзду;

Дебет 73 Кредит 68 субрахунок "Розрахунки з податку на доходи фізосіб"

- 91 руб. (700 руб. Х 13%) - утримано ПДФО з компенсації Іванова;

Дебет 73 Кредит 50

- 609 руб. (700 - 91) - виплачена Іванову компенсація за проїзд.

Т.А. Аверіна, експерт АГ "РАДА"


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »