АГ "РАДА"/

Більшість фірм використовують у своїй роботі транспортні засоби. А вони, як відомо, вимагають постійних "бензинових вкладень". Як правильно організувати облік палива, ви дізнаєтеся зі статті.

Купуємо за готівку

Як правило, за бензин водій розплачується готівкою. На заправці йому, як фізичній особі, видають касовий чек, який він відносить до бухгалтерії.

Отримавши документ, бухгалтер повинен оприбуткувати надійшло пальне. Згідно з пунктом 42 Методичних вказівок з бухобліку матеріально-виробничих запасів, затверджених наказом Мінфіну від 28 грудня 2001 р. № 119н, ПММ - це матеріал. Виходить, що за правилами ведення бухобліку рахівник повинен оприбуткувати його на однойменному рахунку 10 "Матеріали". Але, як відомо, для цього дії необхідний первинний документ. Правила його оформлення прописані в статті 9 Закону від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ. Касовий чек не повністю відповідає стандартам первинки. Наприклад, в ньому немає підписів. Але, як вважає, Мінфін, це не проблема. На думку чиновників, касовий чек виконує інша умова, що пред'являється до складання первинних документів. А саме складається у момент здійснення операції (п. 4 ст. 9 Закону № 129-ФЗ). Тому касовий чек є первинним обліковим документом (див. лист від 5 січня 2004 р. № 16-00-17/2). На підставі чеків водій повинен скласти авансовий звіт. Далі постає питання про списання.

Подорожні листи

Для списання бензину потрібно заповнити шляховий лист. Його форма затверджена постановою Держкомстату від 28 листопада 1997 р. № 78. Вона містить реквізити про маршрут автомобіля, пройдений відстані і витраті палива. Відзначимо, що в коментарях Держкомстату до складання цього документа написано: шляховий лист "є первинним документом з обліку роботи ... транспорту і підставою для нарахування заробітної плати водіям". Як бачите, про ПММ статисти навіть не згадали.

Тому на багатьох фірмах до заповнення шляхових листів ставляться формально. У них відображають лише саму загальну інформацію: марку машини, прізвище водія і обсяг витраченого бензину. При цьому забувають вказати пройдений кілометраж, свідчення спідометра і зачую абсолютно марну, на погляд бухгалтера, інформацію. Це і дає податківцям цілком законна підстава виключити зі складу витрат витрати на паливо.

Чиновники аргументують свою позицію так: первинні документи можна прийняти до обліку, якщо вони складені за уніфікованою формою (п. 2 ст. 9 Закону № 129-ФЗ) . А, як ми вже говорили, для шляхових листів форму визначив Держкомстат. Переконати податківців у цьому питанні не можна. І щоб бухгалтер при перевірці не встиг внести виправлення, контролери зазвичай вилучають ці документи.

В принципі заповнювати подорожні листи за всіма правилами нескладно. Вони відрізняються в залежності виду автомобіля. Наприклад, для легковиків передбачена форма № 3, а для вантажних - форма № 4-С і № 4-П. Всі форми виписують в одному примірнику і зберігають п'ять років.

Відзначимо, що шляховий лист можна складати не на кожну поїздку, а хоча б раз на місяць. До такого ж думки дійшли і судді (наприклад, постанова ФАС Північно-Західного округу від 5 квітня 2004 р. № А56-22408/03).

Норми витрат

Багато податківці при перевірці обгрунтованості паливних витрат візьмуть на озброєння норми, затверджені Мінтрансом 29 квітня 2003 (керівний документ Р3112194-0366-03). Виявивши "зайві" витрати, контролери можуть виключити їх з видатків та донарахувати податок на прибуток. Однак у бухгалтера досить підстав посперечатися з цього питання з перевіряючими. По-перше, Податковий кодекс не дає право Мінтрансу стверджувати ліміти витрат ПММ для розрахунку податків. Мінтрансівських документ носить лише рекомендаційний характер. Він не пройшов реєстрацію в Мін'юсті. Тому на нього "не можна посилатися при вирішенні спорів" (п. 10 Указу Президента від 23 травня 1996 р. № 763). А по-друге, в самому податковому законодавстві немає ані слова про те, що витрати на паливо нормуються. У ньому лише сказано, що це матеріальні витрати (ст. 254 НК).

Арбітражні суди також встають на сторону фірм. Наприклад, постанова Федерального арбітражного суду Уральського округу від 10 червня 2002 р. № Ф09-1180/02-АК. Усі фактичні витрати на ПММ фірма віднесла на собівартість продукції. Вирішивши, що такі витрати потрібно враховувати в межах норм (старі норми Мінтрансу від 1997 року), податківці донарахували податок на прибуток і відповідні пені. Однак судді визнали претензії чиновників неправомірними. Служителі Феміди вказали, що всі витрати організації на ПММ пов'язані з виробничою діяльністю.

Іншого (невиробничого) характеру витрат податківці не довели.

Щоб уникнути проблем з податківцями, фірма може узаконити власні норми. Головне - щоб вони були економічно виправдані. До такої думки поступово приходять і податківці (наприклад, лист УМНС по м. Москві від 5 лютого 2003 р. № 26-12/7430).

Що робити з ПДВ?

Як ми вже говорили, АЗС повинна видати водієві касовий чек. А ось рахунок-фактуру вона надавати зовсім не зобов'язана. Крім того, ПДВ в чеку продавець може не виділяти (п. 6 ст. 168 НК). Виникає дивна ситуація. З одного боку продавець палива свої обов'язки перед фірмою виконав, видавши касовий чек. З іншого - покупець не має права на відрахування ПДВ по цим документом, оскільки наявність рахунку-фактури обов'язково (ст. 172 НК).

Офіційних роз'яснень податківців з цієї проблеми поки немає. Швидше за все, якщо фірма зважиться на відрахування, свою правоту їй доведеться доводити в суді. Однак арбітри все частіше підтримують організації (наприклад, постанова ФАС Уральського округу від 8 липня 2003 р. № Ф09-1961/03-АК). У даній справі судді послалися на пункт 7 статті 168 Податкового кодексу. У ньому сказано, що замість рахунку-фактури продавцям роздрібної торгівлі достатньо видати чек за встановленою формою.

У випадку, якщо у бухгалтера фірми відсутнє дух авантюризму, то суму чека потрібно віднести на витрати. Уникнути подібних проблем можна за допомогою безготівкових розрахунків.

Розрахунки по безналу

Коли фірма постійно стикається з паливними витратами, то можна перейти на розрахунки по безналу. Для цього передбачені паливні талони або картки.

Для отримання паливних талонів фірма укладає договір поставки ПММ зі спеціалізованою фірмою. Талони бувають двох видів: на певну суму або "літровими". У другому випадку на них пишуть кількість і марку палива, яке буде відпущено по одному талону.

Придбані талони потрібно враховувати як грошові документи на субрахунку 50-3 "Грошові документи". Їх видача водіям повинна відображатися в книзі обліку руху грошових документів. Бажано, щоб вона була прошнурована, пронумерована і скріплена печаткою організації. Для підтвердження фірма-покупець і нафтобаза можуть щомісяця складати акт приймання-передачі палива. У ньому вказують найменування, кількість і вартість відпущених нафтопродуктів. На підставі акта фірма-продавець виписує рахунок-фактуру.

Приклад

ТОВ "Попутник" уклало із ЗАТ "Паливо" договір на заправку своїх автомашин. За договором ТОВ заплатило 118 000 руб. (У тому числі ПДВ - 18 000 руб.) За 10 000 л бензину по 11,8 рублів за літр. Оплата зроблено 9 серпня 2004 року. ЗАТ "Паливо" видало 500 талонів на 20 л бензину кожен. У цей же день водіям "попутників" було передано 200 талонів на суму 47 200 руб. (11,8 руб. Х 20 л х 200 талонів).

По закінченні місяця 31 серпня 2004 складено акт приймання-передачі палива. Згідно з актом, ТОВ отримало 3000 л бензину на суму 35 400 руб. (11,8 руб. Х 3000 л), у тому числі ПДВ - 5400 руб.

Зазначені операції бухгалтер "попутників" відбив так:

9 серпня

Дебет 60 субрахунок "Аванси видані "Кредит 51

- 118 000 руб. - Перераховано аванс за бензин;

Дебет 50-3 Кредит 60

- 118 000 руб. - Отримані талони на бензин;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 47 200 руб. - Видані талони водіям;

31 серпня

Дебет 10 Кредит 71

- 30 000 руб. (35 400 - 5400) - оприбутковано бензин, залитий в баки автомашин;

Дебет 19 Кредит 71

- 5400 руб. - Врахована сума ПДВ з вартості бензину, залитого в баки автомашин;

Дебет 60 Кредит 60 субрахунок "Аванси видані"

- 35 400 руб. - Зарахована частина авансу, сплаченого постачальнику бензину;

Дебет 68 субрахунок "Розрахунки з ПДВ" Кредит 19

- 5400 руб. - Прийнятий до відрахування ПДВ по оприбуткованій і оплаченому бензину;

Дебет 20 Кредит 10

- 30 000 руб. - Списаний на витрати витрачений бензин.

Схема роботи за паливними картками аналогічна. Купуючи картку, фірма перераховує постачальнику бензину аванс. Далі водій розплачується за неї на АЗС. Однак сьогодні такий спосіб не настільки поширений, як хотілося б. Спеціальні пристрої для прийому карт є тільки на великих АЗС.

Відзначимо, що якщо ви вибрали безготівковий спосіб оплати палива, то краще кількість і ціну придбаних нафтопродуктів вказувати не в самому договорі, а в додатках до нього або в додаткових угодах. Це пов'язано з частою зміною цін.

А.С. Поляков, аудитор АГ "РАДА"
Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »