Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів "BKR-Интерком-Аудит" тел/факс (095) 937-3451/

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ЗАПОВНЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Нова форма трудової книжки і форма вкладиша введена з 1 січня 2004 року і затверджена Постановою Уряду Російської Федерації від 16 квітня 2003 року № 225 "Про трудові книжки". Цією ж Постановою затверджено Правила ведення і зберігання трудових книжок, в яких, зокрема, визначено порядок внесення змін і виправлень в трудові книжки.

Усі записи в трудовій книжці проводяться без скорочень і мають свій порядковий номер у межах відповідного розділу. Дати вписуються арабськими цифрами: число та місяць - два знаки, рік - чотири знаки (наприклад, 11.05.2004).

Згідно з пунктом 9 Правил ведення і зберігання трудових книжок, в трудову книжку при її оформленні вносяться такі відомості про працівника:

  • прізвище, ім'я, по батькові;
  • дата народження (число, місяць, рік);

Ці відомості вносяться в трудову книжку на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Записуються відомості про працівника на першій сторінці (титульному аркуші) трудової відомості вносяться у трудову книжку на підставі документів про освіту, про кваліфікацію або, у разі надходження на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки, - на підставі документів про наявність спеціальних знань. Якщо працівник вперше влаштовується на роботу за професією, що не вимагає спеціальних знань і навичок, то запис про професії (спеціальності) можна зробити без відповідних документів. За відсутності у нових працівників професій поле повинно бути залишено незаповненим, так як запис про професії та спеціальності потрібно вносити на підставі документів про наявність кваліфікації. На це є пряма вказівка ??в розділі II Правил ведення і зберігання трудових книжок.

У трудову книжку вносяться відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагороди за успіхи в роботі.

За винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення, відомості про стягнення до трудової книжки не вносяться.

Записи в трудову книжку вносяться на підставі документально підтверджених даних . Записи про прийом на роботу, переведення, припинення трудового договору, заохочення вносяться на підставі наказів (розпоряджень) адміністрації організації протягом тижня після видання наказу (розпорядження). Винятком щодо внесення запису в тижневий термін є випадки припинення трудових відносин. Запис про розірвання трудового договору повинна бути внесена в день його розірвання.

Відповідно до Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати" існують такі уніфіковані форми по обліку кадрів:

№ Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу", № Т-1а "Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу", № Т-2 "Особова картка працівника", № Т-2ГС (МС) "Особова картка державного (муніципального) службовця", № Т-3 "Штатний розпис", № Т-4 "Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника", № Т- 5 "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу", № Т-5а "Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу", № Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником ( звільнення) ", № Т-8а" Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) ", № Т-11" Наказ (розпорядження) про заохочення працівника ", № Т-11а" Наказ (розпорядження) про заохочення працівників "та інші. Зазначена Постанова наказує поширення запропонованих уніфікованих форм документації "на всі організації незалежно від форм власності, що здійснюють діяльність на території Російської Федерації"

На підставі перерахованих наказів вносяться записи до трудової книжки, які повинні відповідати відомостям, зазначеним у наказі. На підставі наказу, крім трудової книжки, заповнюється особова картка (№ форми дивіться вище), а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форми № Т-54 або № Т-54а).

За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.

З кожної внесеної в трудову книжку записом роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розписку в його особистій картці (уніфікована форма Т- 2, затверджена Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року № 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати").

Примітка.В особовій картці повторюється запис, внесена в трудову книжку.

Працівник, ставлячи свій підпис на першій сторінці трудової книжки, тим самим завіряє правильність внесених записів. Першу сторінку трудової книжки також підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок в організації. Після цього ставиться печатка організації, яка вперше заповнила трудову книжку. Дані, внесені на першу сторінку трудової книжки, можуть бути завірені печаткою відділу кадрів або печаткою відокремленого підрозділу (представництва, філії), в яке працевлаштовується працівник.

Згідно з пунктом 21 Правил ведення і зберігання трудових книжок у трудову книжку за місцем роботи із зазначенням відповідних документів вноситься запис:

а) про час військової служби у відповідності з Федеральним законом "Про військовий обов'язок і військову службу", а також про час служби в органах внутрішніх справ, органах податкової поліції, органах з контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин та митних органах;

б) про час навчання на курсах і у школах підвищення кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.

Постановою Мінпраці Російської Федерації від 10 жовтня 2003 року № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок" затверджено Інструкцію щодо заповнення трудових книжок (далі Інструкція № 69).

Відповідно до зазначеної Інструкції запису дат у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами, причому число і місяць записуються двозначними цифрами, а рік - чотиризначними. Записи виробляються акуратно і без будь-яких скорочень пір'яний або гелевою ручкою, ручкою-роллером (в тому числі кульковою), световодостойкімі чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору. В Інструкції № 69 встановлено порядок заповнення відомостей про працівника, про роботу, про нагородження працівника, про звільнення і прийом на роботу (на різних підставах), а також розглянуті особливості заповнення дубліката трудової книжки.

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ

У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки вказується (у вигляді заголовка) повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (при його наявності).

Під цим заголовком виробляються такі записи:

  • в графі 1 - ставиться порядковий номер запису, що вноситься;
  • у графі 2 - зазначається дата прийняття на роботу;
  • в графу 3 вноситься запис про прийняття або призначення в структурний підрозділ організації із зазначенням його конкретного найменування, найменування посади (роботи), спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації проводяться, як правило, у відповідності зі штатним розкладом організації.
  • в графу 4 заносяться дата і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно якому внесено запис. Якщо працівнику в період роботи надається новий розряд (клас, категорія), то про це в установленому порядку робиться відповідний запис у трудову книжку.

Відзначається в трудовій книжці та встановлення працівникові другої і наступної професії, спеціальності чи іншої кваліфікації із зазначенням розрядів, класів чи інших категорій цих професій, спеціальностей або рівнів кваліфікації.

У разі зміни найменування організації за час роботи працівника, у графі 3 розділу "Відомості про роботу" окремим рядком робиться запис : "Організація така-з такого-то числа перейменовано в таку-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата і номер.

У трудові книжки осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі, вноситься запис за місцем роботи про те, що час роботи у цей період не зараховується в безперервний трудовий стаж.

Зазначена запис вноситься до трудової книжки по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів внутрішніх справ. Робиться це в такий спосіб: у вищезгаданому розділі трудової книжки у графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису, у графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку- то дату (число, місяць, рік) не зараховується в безперервний трудовий стаж ", а в графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий згідно з вироком (ухвалою) суду), його дата і номер.

У трудову книжку працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлений із такого-то числа, місяця, року", а в графі 4 робиться посилання на відповідне найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату і номер, - у разі відновлення в установленому порядку безперервного трудового стажу. Це встановлено пунктом 3.4 Інструкції № 69.

За бажанням працівника в трудову книжку вноситься запис відомостей про роботу за сумісництвом. У цьому випадку в графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу в якості сумісника, у графі 3 робиться запис про прийняття або призначенні як сумісника в структурний підрозділ організації із зазначенням його конкретного найменування, найменування посади, спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації, у графі 4 зазначається найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату і номер.

Відомості про нагородження

У трудову книжку вносяться такі відомості про нагородження за трудові заслуги:

а) про нагородження державними нагородами, в тому числі про присвоєння державних почесних звань, на підставі відповідних указів і інших рішень;

б) про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань і нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленому організаціями;

в) про інші види заохочення, передбачених законодавством Російської Федерації, а також колективними договорами , правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами і положеннями про дисципліну.

Записи про премії, передбачені системою оплати праці або виплачуваних на регулярній основі, в трудові книжки не вносяться.

Порядок внесення відомостей про нагородження регламентований розділом 4 Інструкції № 69.

При заповненні відомостей про нагородження у графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації ( при його наявності); нижче у графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, наростаюча протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 указується дата нагородження; у графі 3 записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою; в графі 4 зазначаються найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату і номер.

ВІДОМОСТІ ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ

Згідно з Правилами ведення і зберігання трудових книжок запису про звільнення вносяться у трудову книжку на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи в трудову книжку про причини припинення трудового договору повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями ТК РФ або іншого федерального закону, з посиланням на відповідні статтю, пункт ТК РФ або іншого федерального закону.

Пунктом 5.1. Інструкції № 69 встановлено, що запис про звільнення в трудовій книжці виробляється в наступному порядку:

  • у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
  • у графі 2 указується дата звільнення (припинення трудового договору);
  • в графі 3 робиться запис про причину звільнення (припинення трудового договору);
  • в графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) чи інше рішення роботодавця, його дата і номер.

Днем звільнення працівника є останній день його роботи (стаття 77 Трудового кодексу Російської Федерації (далі ТК РФ)), якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором або угодою між роботодавцем і працівником. ТК РФ передбачає випадки, коли днем ??звільнення може бути не тільки останній день роботи: наприклад, у відповідності зі статтею 127 ТК РФ при наданні невикористаної відпустки з наступним звільненням (за письмовою заявою працівника) днем ??звільнення вважається останній день відпустки. Виняток при цьому становлять випадки звільнення за винні дії.

Приклад.

15 березня 2005 вважається останнім днем ??роботи Петрова А.Н., звільненого по скороченню штату працівників ЗАТ "Марс".

У трудову книжку Петрова О.М. фахівець кадрової служби ЗАТ "Марс" повинна внести наступний запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 указується дата звільнення (15.03.2005), у графі 3 робиться запис: "Звільнений за скороченням штату працівників організації, пункт 2 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації ", у графі 4 зазначається: наказ № 54-к від 15.03.2005 року.

Закінчення приклад.

При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт статті 81 ТК РФ.

При припиненні трудового договору за обставинами, не залежних від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 ТК РФ.

При розірванні трудового договору з інших підстав, передбачених ТК РФ, в трудову книжку вноситься запис про звільнення з посиланням на відповідний пункт статті 77 ТК РФ. Наприклад, "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації". Причому, якщо працівник звільняється з причин, які надають які-небудь пільги або переваги, то, згідно з пунктом 5.6 Інструкції № 69, поруч з посиланням на статтю вказуються ці причини. Наприклад, "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

При звільненні у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця ( в іншу організацію) у графі 3 розділу "Відомості про роботу" вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою.

При припиненні трудового договору в зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посаду ) до іншого роботодавця (в іншу організацію) в трудовій книжці звільненого працівника робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посаду) в (вказується найменування організації), пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

При припиненні трудового договору з підстав, передбачених федеральними законами, - в трудову книжку вноситься запис про припинення трудового договору з посиланням на відповідні пункт, статтю федерального закону.

При припиненні трудового договору з працівником, засудженим в відповідно до вироку суду до позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю і не відбули покарання, в трудову книжку вноситься запис про те, на якій підставі, на який термін і яку посаду він позбавлений права обіймати (якою діяльністю позбавлено права займатися).

При звільненні працівника всі записи, внесені в трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації (печаткою відділу кадрів, печаткою відокремленого підрозділу).

<

Детальніше »