Матеріал наданий журналом "Розрахунок"/

Раз вже від мороки з рахунками-фактурами нікуди не дітися, потрібно якось використовувати їх на благо собі і фірмі. Так вирішила наша читачка Дарина Морозкін, головбух з Санкт-Петербурга, і оптимізувала за допомогою рахунків-фактур документообіг. Досвід виявився вдалим, і вона вирішила поділитися ним з іншими бухгалтерами на сторінках "Розрахунку".

Безглуздість рахунки-фактури, думаю, очевидна багатьом. За змістом цей документ повторює ту ж накладну або акт виконаних робіт (наданих послуг). Навіщо додатково до них чиновникам знадобилося вводити ще й рахунки-фактури, можна тільки гадати. Є підозра, що виключно для того, щоб створити зайвий привід відмовляти у відрахуванні ПДВ. Дивно ще, що при тому ефекті для бюджету, який дають рахунки-фактури, досі не ввели окремий документ для підтвердження витрат з податку на прибуток.

Безглузду роботу я не люблю. З нею ще можна миритися, коли в рахунку-фактурі одна-дві позиції. Але коли їх пара десятків, які множаться пачки паперів з одними і тими ж даними починають дратувати. Однак відрахування ПДВ потрібен і нам, і нашим покупцям і замовникам, тому від мороки з рахунками-фактурами нікуди не дітися. Раз так, вирішила я, то чому б не обернути цю мороку на користь фірмі і собі? Спосіб це зробити лежав на поверхні.

Отже, дані рахунки-фактури повністю повторюються в накладній (акті). Є вони, крім інших, і в договорі. Чому б не об'єднати всі ці документи в один на основі рахунку-фактури? Вийде рахунок-фактура з додатковими відомостями, які роблять його одночасно ще й накладної (актом), і договором (звичайно, якщо останній укладають на разову поставку, тобто по ньому оформляють один рахунок-фактуру). Тоді необхідність окремо складати накладні, акти і договір відпаде. Адже доповнювати встановлену урядом форму рахунки-фактури можна чим завгодно і як завгодно (це на одному з недавніх семінарів підтвердив і заступник керівника Управління непрямих податків ФНС Всеволод Леві - прим. Ред.).

У пункті 2 статті 169 Податкового кодексу сказано, що відрахування не може бути за тими рахунками-фактурами, які складені з порушенням правил пунктів 5 і 6 тієї ж статті. У них перераховані обов'язкові реквізити рахунку-фактури та встановлений порядок його підписання. Тому якщо всі реквізити вказані і з підписами все гаразд, то що б ще додатково не було написано в рахунку-фактурі, покупець без вирахування не залишиться. Що до постачальника, то з нього в будь-якому випадку нічого не візьмеш. Він хоч і зобов'язаний скласти рахунок-фактуру (п. 3 ст. 169 НК), але ніякої відповідальності за це не несе.

Ідея здалася мені дуже привабливою. Перш за все, один документ оформити легше і швидше, ніж три. Плюс відома закономірність: чим менше документів, тим менше в них помилок, друкарських помилок і недоліків в оформленні. Крім того, ці три документи, зведені в один, мають єдиний номер, їх легше зберігати і при потребі простіше знайти: підшиваються в хронологічному порядку в журнали обліку рахунків-фактур і все. Ніяких додаткових папок з накладними, актами і договорами. Менше ризик, що невдалий співробітник, відповідальний за передачу в бухгалтерію або покупцеві пакета документів по угоді, якийсь один з них не візьме, втратить чи забуде оформити: коли документ єдиний, забути про нього складно. Ну і нарешті, економія паперу і картриджів для принтера, а ще й часу бухгалтера. І коли інспекція вимагає документи на камералку, то копіювати і завіряти потрібно втричі менше паперів.

На перший погляд об'єднати три документи в один неможливо. Але в підсумку виявилося, що ніяких нездоланних перешкод немає.

Подвійний агент

Рахунок-фактура - документ податковий. Це випливає з визначення рахунку-фактури як документа, що є підставою для відрахування ПДВ (п. 3 ст. 169 НК). Накладні ж і акти виконаних робіт (наданих послуг) - це первинні документи бухгалтерського обліку. Потрібні вони і для розрахунку податку на прибуток, тобто для обліку податкового. Адже стаття 252 Податкового кодексу вимагає підтверджувати витрати документами, які оформлені у відповідності з російським законодавством. А бухгалтерську первинку якраз і складають відповідно до закону - про бухоблік.

Однак рахунки-фактури теж оформлюють відповідно до закону - за правилами глави 21 Податкового кодексу. Є в них і всі необхідні для первинного документа, форми якого немає в альбомах Держкомстату, реквізити (вони перераховані в ст. 9 закону про бухоблік). Так що до документа, призначеному винятково для вирахування, рахунок-фактуру зводити неправильно. В принципі він може бути первинним документом для бухгалтерського і податкового обліку. Навіть суди визнають витрати при відсутності накладних за рахунками-фактурами (постанова ФАС Північно-Західного округу від 19 травня 2004 р. № А26-9155/03-27). Втім, я розуміла, що обмежитися рахунком-фактурою в чистому вигляді буде вже занадто - тільки інспекторів дражнити.

У тому, що додаткові реквізити в рахунку-фактурі і покупця вирахування не позбавлять, і постачальнику нічим не загрожують, я вже переконалася. Залишалося зрозуміти, як доповнити рахунок-фактуру, щоб він служив підтвердженням витрат у податковому обліку.

Плюс акт

Фірма у нас багатопрофільна: крім оптової торгівлі є і виконання робіт, та надання послуг. Тому об'єднати з рахунком-фактурою мені потрібно було і накладну, і акти.

З актами виявилося просто. Хоча складати їх у більшості випадків закон не вимагає, я йшла назустріч бажаючим їх отримати клієнтам фірми. Оскільки уніфіковані форми актів з нашим роботам і послугам статистичним відомством не встановлені, то ми вільні використовувати свої, затвердивши їх в обліковій політиці (ст. 9 закону про бухоблік від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ). І ніщо не заважає зробити її такою ж, як форма рахунки-фактури, додавши в неї підпис другої сторони, тобто клієнта або замовника. А перед підписами зробити приписку: справжній рахунок-фактура є також актом, наприклад, прийому-передачі результату зазначених у ньому робіт. І далі звичайний текст: виконавець здав, замовник прийняв і претензій не має.

Плюс накладна

З накладної ТОРГ-12 складніше - ця форма затверджена Держкомстатом ( постанова від 25 грудня 1998 р. № 132). Тому для початку я спантеличилася питанням: якщо для тієї чи іншої операції є уніфікована форма, чи можна оформляти цю операцію первинним документом іншої форми з усіма необхідними реквізитами? Вивчивши зайвий раз формулювання пункту 2 статті 9 закону про бухоблік, я прийшла до висновку, що вона цього не забороняє. Там сказано, що первинка приймається до обліку, якщо вона складена за уніфікованою формою з альбомів Держкомстату, "а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити ...". Тут же не сказано: "а документи по операціях, для оформлення яких не передбачено форми в альбомах ...". Тобто цей пункт дає вибір: або за уніфікованою формою, або за своєю, але з усіма перерахованими в ньому реквізитами.

З цього випливають два можливих варіанти об'єднання накладної з рахунком-фактурою. Перший, попроще: вчинити так само, як з актами. Додати в рахунок-фактуру підпис покупця і зробити приписку: справжній рахунок-фактура є також товарною накладною на продаж зазначених у ньому товарів. І затвердити таку форму в обліковій політиці. Той факт, що для підтвердження "податкових" витрат товарна накладна власної форми підходить нітрохи не менше накладної за формою ТОРГ-12, підтверджують і рішення судів (наприклад, постанови ФАС Московського округу від 13 січня 2004 р. № КА-А40/10978-03 , Північно-Західного округу від 27 травня 2004 р. № А56-21172/03).

Другий варіант - це ускладнений перший. Зате він зменшує ризик спору з інспекцією для покупців. Справа в тому, що у формі ТОРГ-12 більше реквізитів, ніж перераховано в пункті 2 статті 9 закону про бухоблік. Для накладної неуніфікований форми ці "зайві" дані, виходить, не обов'язкові. Однак, щоб не нариватися на претензії інспекторів, можна додати в рахунок-фактуру всі реквізити з форми ТОРГ-12, яких у ньому немає. Серед них і графи таблиці накладної з характеристиками відвантажуються товарів (зразок ваги упаковки). Їх можна додати праворуч до графів таблиці рахунки-фактури. Вийде та ж ТОРГ-12, тільки іншого формату. А змінювати формат уніфікованих форм і навіть додавати в них додаткові реквізити дозволяє постанову Держкомстату від 24 березня 1999 р.

№ 20. Саме на цьому варіанті я і зупинилася.

Фіксація дати

Ще одна трудність - дата документа. Закон про бухоблік вимагає складати первинку в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, то відразу після її закінчення (п. 4 ст. 9). Рахунок-фактуру постачальник повинен скласти при здійсненні оподатковуваних ПДВ операцій (п. 3 ст. 169 НК). Простіше кажучи, при реалізації, тобто в момент переходу права власності.

Враховуючи це, найчастіше дати накладної (акту) та рахунки-фактури повинні збігатися. Але не завжди (наприклад, коли право власності переходить в момент оплати). Крім того, на практиці часто розуміють відведені пунктом 3 статті 168 кодексу п'ять днів на виставлення рахунку-фактури з моменту відвантаження як п'ять днів на його складання. Точно так само це сприймають і податківці ("Розрахунок" розповідав про це в минулому номері на стор 62). Тому вони можуть зробити висновок, що дата рахунку-фактури - нехай навіть такого, який одночасно служить і накладної або актом, - не дозволяє точно встановити момент передачі товару (результату робіт) або надання послуг. Адже вона може бути будь-який з відрахувати від цього моменту п'ятиденного терміну. А якщо ці п'ять днів "переходять" з одного місяця або кварталу в інший? Наприклад, рахунок-фактура датований 2 липня - спробуй доведи інспекторам, що він не оформляє відвантаження придбаних товарів в останніх числах червня.

Простіше обійти вимоги податківців, ніж потім щось доводити їм в суді. Тому перед підписами продавця і покупця я додала ще одну дату - відвантаження товару (передачі результату робіт або надання послуг). Той факт, що в одного документа буде два поля з датами, мене не збентежив. Адже в обох дата завжди буде однією і тією ж. А повторне вказівку в документі дати складання недійсним його не зробить.

Валютна обмовка

А як об'єднати з первинкою рахунки-фактури, коли ціна угоди виражена в іноземній валюті або прив'язаних до її курсу умовних одиницях? Складати рахунки-фактури в рублях за курсом на момент відвантаження я принципово не хотіла. Адже до моменту оплати курс, а значить, і рублева вартість товару зміняться. І доведеться або замінювати рахунок-фактуру, або складати окремий на сумову різницю. Але статус рахунки-фактури на позитивну різницю сумнівний, негативних рахунків-фактур взагалі не буває, та й така морока порядком зменшила б ефект від затіяної мною оптимізації документообігу.

Звичайно, рахунок-фактуру можна заповнити в валюті (п . 7 ст. 169 НК). А ось припустимо це робити в первинному документі? У Мінфіні, як випливає з листа від 11 лютого 2003 р. № 16-00-14/56 (єдине офіційне висловлювання чиновників з цього питання), переконані, що не можна. На перший погляд аргументація в листі здається залізної, але, вчитавшись, я виявила в ній нехитру логічну підтасовку.

Автори листа першим ділом згадали пункт 2 статті 9 закону про бухоблік. Серед обов'язкових реквізитів первинного документа він називає в тому числі і "вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні". Далі чиновники сказали про те, що відповідно до цього ж закону бухоблік ведеться в російській валюті, чи то пак в рублях. З цього зробили висновок, що тільки в них первинку і можна складати.

Легким розчерком пера в Мінфіні підмінили поняття "валюта обліку" поняттям "валюта первинних документів", на основі яких, власне, і ведуть облік (п . 1 ст. 9 того ж закону). Адже ніхто не збирається зазначену в накладній вартість товару в євро в них же і заносити в регістри обліку. У цьому випадку складають бухгалтерську довідку з перерахунком валютної вартості в рубльову за курсом на певну дату і саме рубльову вартість відображають в обліку. А вартість у валюті є "грошовим виміром" точно так само, як і вартість в рублях. Очевидно, що іноземна валюта - це такі ж гроші, як і рублі. А для тих, хто любить у всьому посилатися на норми законів, - стаття 140 Цивільного кодексу. В її назві слова "гроші" і "валюта" законодавець використовує як синоніми. Та й закон про валютне регулювання та контроль (від 10 грудня 2003 р. № 173-ФЗ) називає іноземною валютою грошові знаки у вигляді банкнот і кошти на рахунках у грошових одиницях іноземних держав.

До того ж перевіряти і нас, і наших клієнтів-покупців буде не "бухгалтерський" департамент Мінфіну, а податківці. А вони, як показав мій бліц-опитування серед знайомих колег по цеху, до первинці у валюті не чіпляються. Крім того, в своїй правоті я впевнена і в разі чого готова відстоювати її в суді. Тому вирішила оформляти документи по операціях з валютної застереженням у валюті.

Плюс договір

Дуже часто з покупцями, особливо з постійними, ми взаємодіємо, так би мовити, в режимі онлайн: замовлення товару, перевірка наявності на складі і тут же відвантаження з одночасним підписанням типового (для нас) тексту договору і відвантажувальних документів. Всі його умови покупцям відомі заздалегідь від наших менеджерів з продажу. Договори по роботах і послугах теж іноді оформляємо одночасно з актом.

У таких випадках ніщо не заважає договір теж "поєднати" з рахунком-фактурою. Це як раз простіше простого, адже договір - не первинний документ, в якому мають бути якісь певні реквізити. Тому в рахунку-фактурі я зробила ще одну приписку - про те, що він є також договором купівлі-продажу, за яким продавець зобов'язується поставити покупцеві зазначені вище товари, а покупець - оплатити їх за вказаною вище ціною. Відповідний текст я додала і в документи на роботи та послуги. І далі інші умови з нашого типового договору: про правила приймання-передачі товару, способі та терміні оплати, неустойку при простроченні і т. д. Плюс банківські реквізити сторін.

Технічні моменти

У підсумку у мене вийшов потрійний документ: спочатку йде форма рахунки-фактури, потім все не зазначені в ній положення договору і потім - накладної (акту). Оскільки і акт, і договір прийнято завіряти печатками, я передбачила місце і для них. Форму і склад показників документа в трьох варіантах - для продажу товарів, надання послуг та виконання робіт - я погодила з директором і закріпила в обліковій політиці.

Залишалося тільки зробити так, щоб цей документ формувала наша облікова програма. Це виявилося нескладним: спеціаліст з обслуговуючої нас контори швидко все налаштував так, щоб в програмі можна було зробити і пакет звичайних документів, і один універсальний по моєму "проектом".

Звичайно, я не розраховувала, що всі наші покупці погодяться брати вийшов потрійний документ замість звичного набору "накладна (акт), рахунок-фактура, договір". Але після докладних письмових обгрунтувань законності такого способу оформлення документів багатьох постійних клієнтів вдалося умовити перейти на нього. Намагаємося вручати документ "три в одному" і разовим покупцям. Якщо не протестують - відмінно. В іншому випадку часу на пояснення вже не витрачаємо, а оформляємо всі три документа як звичайно. Частіше від єдиного документа відмовляються при угодах на дуже великі суми.

Переконати в законності такого способу наших постійних постачальників було простіше. Що, втім, не дивно: для них це оформлення виручки, а не витрат. Так що у нас порядком зменшився і вхідний документообіг.

Завірену директором виписку з облікової політики разом з докладним обгрунтуванням законності такого оформлення документів та посиланнями на судові рішення (які я згадала вище) тримаю напоготові, щоб пред'явити прийшли з виїзною перевіркою податківцям при першій же причіпки. Таку ж "пам'ятку" прикладаю і до документів, які за запитом інспекції здаю на камералку.

Будьте пильні

З переходом на єдині документи я за допомогою директора ввела на фірмі посилений контроль їх змісту та правильності оформлення. Адже коли дублюючих один одного документів по одній угоді багато, то помилку або порок оформлення в одному з них можна заповнити за допомогою інших. Наприклад, якщо є огріхи в заповненні рахунку-фактури, то підтвердити вирахування допоможе накладна. Але коли документ один, так вже не вийде - будь-яка помилка може стати фатальною. Причому у покупця вона позначиться одночасно і на відрахуванні ПДВ, і на включення витрат до розрахунку податку на прибуток.


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »