ЖурналНалоговий облік для бухгалтера/

А.Н. Михайлівський, провідний спеціаліст методології податкового учетаООО "Хоум Кредит енд Фінанс Банк", аудитор

Велику частину часу співробітнику бухгалтерії доводиться витрачати на роботу з документами - обробку первинної документації, реєстрацію рахунків-фактур, вивчення договорів і регістрів податкового та бухгалтерського обліку. Додамо до цього внутрішню документацію - службові записки, заявки, вимоги на видачу товарів чи іншого майна зі складу, авансові звіти та інші щоденні паперові труднощі. Таким чином, робочий стіл податкового чи бухгалтерського фахівця постійно завалений стосами паперів. Позбутися від цього, звичайно, не можна. Робота з документами, по суті, і є основне заняття бухгалтерії або податкового отелення. Але цю гору документів можна істотно скоротити, якщо частина документів буде використовуватися не на паперових носіях. Для цього потрібно розібратися, що фахівець може залишити в електронному вигляді, а що повинен зберігати тільки на паперових носіях. Причому це стосується не тільки первинних облікових документів, але і рахунків-фактур, договорів, а також внутрішніх документів організації.

Що можна зберігати в електронному вигляді

Звичайно, зберігати в електронному вигляді всі документи праці не складає. "Вхідні" скануються, потім підшиваються в папки, а електронна версія поміщається в електронний архів. Власні документи поміщаються до архіву спочатку при складанні. Повністю перевести бухгалтерію на метод сканування всієї первинної документації занадто дорого. Необхідно мати під рукою не тільки комп'ютер і сканер, але й потужний сервер, програму електронного документообігу, необхідний системний адміністратор і так далі. Проте користуватися окремими досягненнями безпаперових технологій під силу навіть невеликої або небагатій фірмі. Головний плюс, відомий кожному, хто має справу з паперами, - вони перестануть губитися і знайти потрібний документ не складе труднощів.

При цьому швидкість обробки документів істотно б зросла. Якщо б не один нюанс: саме так поступали б всі фірми і підприємці. На жаль, далеко не всі електронні документи мають юридичну силу. У разі якщо при податковій перевірці під рукою не виявиться паперового оригіналу, у підприємства почнуться проблеми.

Інший варіант - звітність. Якраз її отримувати на безпаперових носіях представники податкового відомства не проти. Наприклад, в багато інспекції без дискети з даними програми "Баланс-2" взагалі можна не приходити. Підтвердження тому - цілий ряд нормативних актів.

1. Федеральний закон від 28.12.2001 р. № 180-ФЗ доповнив статтю 80 Податкового кодексу пунктом про те, що податкову звітність можна здавати не тільки особисто в руки інспекторам, але й передавати її по електронній пошті.

2. Закон від 28.03.02 р. № 32-ФЗ надав таку ж можливість і для бухгалтерської звітності.

Наказами МНС від 02.02.02 р. № БГ-3-32/169 і від 10.12.02 р. № БГ-3-32/705 надано методичні рекомендації по цих вопрросам.

Ці положення не дивні, подібним чином держструктури хочуть полегшити собі роботу.

Що стосується "первинки", справа до кінця не доведено. Законодавство, пов'язане з легітимністю електронних документів та архівів, зараз представлена ??лише одним законом. Це закон від 10.01.2002 р. № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис". Разом з тим законів про електронний документ та про електронну комерцію на даний момент немає. Тому повністю перейти на електронний документообіг на сьогоднішній день, на жаль, не можна.

Рахунок-фактура - головна проблема

Рахунку-фактурі в цьому плані "не пощастило" набагато більше, ніж іншим документам. Спори і роз'яснення з питання його зберігання в електронному вигляді йдуть постійно. Сергій Шаталов у вересні минулого року вказував, що на підставі електронного рахунку-фактури можна буде застосовувати відрахування по ПДВ в самому найближчому часі. За його словами, основну інформацію про рух ПДВ будуть надавати банки. Для цього платіжне доручення буде доповнено спеціальним полем. Настав 2006 рік, пройшло ще півроку, але ніяких просувань досі не спостерігається.

У той же час багато фірм новина про запровадження електронних рахунків-фактур вже сприйняли як керівництво до дії. Воно й зрозуміло. Адже це набагато зручніше, ніж працювати з паперами. Та й закон № 1-ФЗ говорить, що "... цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії". Виходить, що електронний вид документа не порушує чинного законодавства. Отримати електронно-цифровий підпис можна в засвідчувальному центрі. Зокрема, у того ж оператора зв'язку, з яким організація працює в області передачі електронної звітності до податкової інспекції. Та й печатки не вимагається. Проте не все так просто.

Чого гріха таїти, відсутність печатки на рахунку-фактурі дозволяє виписати її самостійно, якщо недбайливий контрагент ніяк не може її прислати або скласти правильно. У статті 169 Податкового кодексу сказано, що рахунок-фактура є документом, службовцям основою прийняття пред'явлених сум податку до відрахування або відшкодуванню. Наявність печатки на рахунку-фактурі не обов'язково, виходить, можна зробити висновок, що зберігати їх у себе на паперових носіях не потрібно.

Проте податкові інспектори це робити забороняють. У своєму листі від 17.05.2005 р. № ММ-6-03/404 з посиланням на лист ФНС Росії від 14.02.2005 р. № 03-1-03/210/11 вони наводять такі аргументи. Кодексом платнику податків не надано права виставлення в електронному вигляді рахунків-фактур при розрахунках з податку на додану вартість. Пунктом 6 статті 169 Податкового кодексу встановлено, що рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером організації або іншими посадовими особами, уповноваженими на те відповідно до наказу по організації. При цьому дана стаття Кодексу не надає можливості використання електронно-цифрових або факсимільних підписів керівника та головного бухгалтера організації.

Таким чином, платник податків (покупець), відповідно до вищевказаної нормі Кодексу, не вправі реєструвати в книзі покупок виставлені продавцем рахунку -фактури, не відповідають встановленим нормам їх заповнення.

Томуфірма або підприємець не має права пред'являти до відрахування або відшкодування суми податку на додану вартість, сплачені постачальнику, на підставі рахунку-фактури, оформленого постачальником в електронному вигляді та завіреного електронно-цифровим або факсимільним підписом керівника та головного бухгалтера організації.

Також інспектори неодноразово вказували, що в пункті 1 Правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і продажів при розрахунках з податку на додану вартість, затверджених постановою Уряду РФ від 02.12.2000 р.

№ 914 (в ред. Постанови від 11.05.06 № 283), передбачено зберігання своїх екземплярів рахунків-фактур продавцями і покупцями у відповідних журналах обліку.

Податкові інспектори також відзначали, що дія закону від 10.01.2002 р. № 1-ФЗ, визначального правові умови використання електронного цифрового підпису в електронних документах, поширюється на відносини, що виникають при здійсненні цивільно-правових угод і в інших передбачених законодавством Російської Федерації випадках (п. 2 ст. 1 зазначеного закону). Рахунок-фактура ж застосовується в податкових правовідносинах, регульованих Податковим кодексом. А права надання в електронному вигляді рахунків-фактур платнику податків кодексом не дано.

До того ж, згідно з пунктом 6 Правил, журнали обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур повинні бути прошнуровані, а їх сторінки пронумеровані. Природно, це принципово неможливо зробити з рахунком-фактурою в електронному вигляді. Отже, в даний час рахунок-фактура може існувати тільки в паперовому вигляді, в якому і повинен зберігатися в архіві.

Таким чином,зберігати в електронному вигляді рахунок-фактуру можна, але при цьому у встановлені терміни паперовий оригінал доведеться підшити в Журнали.Погодьтеся, весь сенс електронного документа втрачається.

Мінфін прийшов на допомогу

Здавалося б, питання з електронними рахунками-фактурами поки закритий. Про використання в роботі безпаперових первинних облікових документів також мови поки не йде. Жоден інспектор не визнає витратою операцію, накладну або акт за якою фірма отримала по інтернет-каналах.

Не можна так не можна. Довід організації, що Податковий кодекс не уточнює, який саме підписом має бути завізований документ (а значить, підпис можна використовувати будь-яку) арбітражні судді поки не розглядали. У підсумку виходить, що фірма або підприємець може користуватися таким підписом при підписанні договорів, вести розрахунки з банком і звітувати по податках і бухгалтерського обліку. Але разом з тим оформити рахунок-фактуру або накладну таким чином не вийде.

З недавнього часу роз'яснення податкових питань стало належати до компетенції Мінфіну Росії. За наболілого питання, в якому вигляді можна зберігати первинні документи, працівники фінансового відомства недавно випустили лист від 19.05.2006 р. № 02-14-13/1297. Відповідь адресується бюджетним установам, але його висновки будуть цікаві і комерційним організаціям.

У листі вказується, що зберігати "первинку" в електронному вигляді можна. При цьому ведення бюджетного обліку на підставі електронних документів з використанням електронного цифрового підпису має здійснюватися за умови дотримання федеральних законів у порядку, аналогічному для документів на паперових носіях інформації. При цьому чиновники нагадали керівникам організацій про відповідальність за неправильне ведення обліку.

Виникає питання: яким чином дотримувати для електронного документа вимоги "паперових" варіантів? Наприклад, друк. Як її ставити в електронному документі? З підписом відповідальних осіб аналогічна проблема. Хоча Мінфін Росії у своєму листі від 26.05.04 р. № 04-02-05/2/28 вказав, що, відповідно до пункту 1 статті 4 закону від 10.01.2002 р. № 1-ФЗ, електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:

- сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї електронного цифрового підпису, не втратив чинність (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа при наявності доказів, що визначають момент підписання;

- підтверджена достовірність електронного цифрового підпису в електронному документі; - електронний цифровий підпис використовується у відповідності з відомостями, зазначеними в сертифікаті ключа підпису.

Тобто електронну підпис фінансове відомство використовувати дозволяє. Позицію податкових інспекторів з приводу електронного підпису ми докладно описали вище. При цьому в розріз з листом Мінфіну Росії вони не підуть, так як фінансове відомство саме вказало в листах на те, що електронні документи не повинні суперечити законодавству про первинних облікових документах. А вже довести "невідповідність" інспекторам не складе труднощів. З рахунками-фактурами ситуація не менш туманна. Податкова служба досить переконливо привела аргументи, що законодавство до електронного вигляду даного документа не підходить. Таким чином, Мінфін, на відміну від податкових інспекторів, цілком визнає використання електронного підпису для первинних документів. Але при цьому дуже важливо відзначити - його співробітники нічого не говорять про легітимність самих електронних документів. У підсумку виходить замкнуте коло. Електронний документ використовувати можна, якщо він не суперечить законодавству. Суперечність даного виду документа нормативним актам податкові інспектори цілком можуть довести. Та ще співробітники та податкового, і фінансового відомств не забувають нагадати керівникам організацій про відповідальність за неправильне ведення обліку.

У підсумку і комп'ютер, і Інтернет полегшують роботу тільки податковим інспекторам. В організації ж в електронному вигляді безболісно можна вести тільки внутрішній документообіг. А питання по використанню виключно електронних форм первинних документів і рахунків-фактур, як і раніше залишається відкритим.


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »