Матеріал наданий журналом"Московський бухгалтер"/

Зоя РИЖЕВСКАЯ
Журнал "Московський бухгалтер" N 5/2002г.

Багатьох наших читачів здивує той факт, що в законодавстві ніде не закріплений порядок передачі справ від одного головного бухгалтера іншому. Але майже кожен головбух хоч раз, але приймав справи у свого попередника. При цьому більшість з них відзначають, що "у спадок" новачкові звільнився головбух залишає масу проблем.

При передачі справ від одного головного бухгалтера іншому повинен дотримуватися певний порядок. Проте законодавчо не встановлено, якщо, звичайно, не брати до уваги інструкцію про порядок прийому-здачі справ головними бухгалтерами, затверджену Міністерством охорони здоров'я СРСР аж у 1979 році і призначену для підвідомчих організацій.

Головний бухгалтер має право розробити власну методику передачі справ. Чим же керуватися у цьому випадку? Одні бухгалтери шукають потрібну інформацію в спеціалізованих виданнях, інші перечитують лекції, дбайливо збережені ще з інститутських часів, треті звертаються за порадою до колег.

У цій статті ми розглянемо основні моменти, пов'язані з процедурою передачі справ.

Першим ділом - наказ

Перший крок в процесі здачі справ повинен зробити не головбух, а керівник організації, в якій змінюється настільки відповідальний співробітник. За федеральним законом N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" відповідальність за організацію бухобліку несе саме керівник підприємства. Він видає наказ про прийом на роботу заступника головного бухгалтера (або помічника головбуха, старшого бухгалтера і т.д.), який згодом стане головним. При такому формулюванні можна уникнути сумнівною ситуації, коли в одній організації протягом нехай навіть невеликого відрізка часу працюють два головбуха.

У наказі повинен бути позначений термін прийому-здачі справ бухгалтерії. На нашу думку, він не може перевищувати двох тижнів, відведених на звільнення Трудовим кодексом РФ. Також у наказі вказуються ПІБ майбутнього головбуха, складу комісії з приймання-здачі справ (якщо вона буде організована), відомості про притягнення аудиторської фірми (якщо планується проведення аудиторської перевірки).

Зверніть увагу

Щоб здача-прийняття справ пройшла, як кажуть, без сучка, без задирки, до процесу можна залучити аудиторів. Вони оформляють аудиторський висновок, на основі якого складається приймально-здавальний акт. Правда, розщедритися на подібне «задоволення» готова не кожна фірма.

Якщо новому головбухові довелося приймати справи самостійно, він повинен докласти максимум зусиль до того, щоб убезпечити себе від відповідальності за помилки попередника (див. вставку).

Зрозуміло, весь бухгалтерський облік перевірити неможливо. Наприклад, документацію, "вік" якої більше трьох, але менше п'яти років, переглядати необов'язково. Досить перевірити або її наявність в самій організації, або факт здачі документів на зберігання в державний чи приватний архів. Нагадаємо, що за законом "Про бухгалтерський облік" первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність повинні зберігатися не менше п'яти років (ст. 17). Хоча стаття 23 НК РФ зменшує цей термін рівно на один рік, на нашу думку, в даному випадку краще керуватися саме законом про бухоблік. До того ж і архівне законодавство встановлює п'ятирічний термін на зберігання основних бухгалтерських документів. До речі, терміни зберігання документів нещодавно були оновлені. 6 жовтня 2000 Росархів випустив Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строків зберігання.

З документацією, що скопилася в організації в останні три роки, працювати доведеться більш ретельно. За статтею 87 НК РФ податкові інспекції вправі перевірити діяльність платника податків за три календарні роки. Якщо протягом цього часу організацію відвідувала податкова інспекція, майбутньому головбухові необхідно вивчити акт перевірки. Також у цьому випадку бухгалтер може перевіряти тільки ту документацію, яка відноситься до "послепроверочному" періоду.

За цей період (три календарних роки або з дня останньої виїзної перевірки) необхідно перевірити наявність всіх первинних, облікових і звітних документів . Крім того, варто приділити увагу не тільки бухгалтерським, але і податковим регістрів. Правда, перевірити вдасться тільки лише їх наявність.

Якщо у бухгалтера багато часу і сил, то він може перевірити дотримання всіх вимог ведення бухгалтерського обліку, встановлених чинним законодавством. Однак для цього доведеться звірити дати здійснення господарських операцій та їх відображення в бухобліку, перевірити відповідність даних оборотних відомостей по рахунках, журналів-ордерів, балансів, головної книги, бухгалтерської і податкової звітності. Виконати такий обсяг роботи неможливо, тому можна обмежитися вибірковою перевіркою.

Грунтовно потрібно перевірити податкову звітність по всіх сплачуваних податків. Першорядними податками в даному випадку є податок на прибуток та ПДВ. У звітності слід звернути увагу не тільки на правильність заповнення форм, але і на відмітку про прийняття документа, на термін його здачі та наявність усіх необхідних підписів.

Всі помилки і неточності, виявлені при перевірці, майбутній головбух повинен вказати в акті прийому-здачі справ.

Здав-прийняв

Найпростішою формою акта прийому-здачі є опис справ, прийнятих головбухом. Однак, на наш погляд, цього не достатньо для подальшої роботи головного бухгалтера. Крім опису в акт прийому-здачі потрібно занести інформацію про залишки по рахунках за підсумками проведеної інвентаризації. (Приблизний зміст акту прийому-здачі справ представлено в таблиці).

Питання про те, чи зобов'язана організація проводити інвентаризацію при зміні головного бухгалтера, є спірним. Одні бухгалтери проводять тільки інвентаризацію фінансів (дивляться залишки по касі, на розрахункових рахунках, дебіторську і кредиторську заборгованості), інші вимагають і інвентаризації основних засобів та матеріально-виробничих запасів.

З одного боку, за нормами, встановленими Мінфіном Росії, при зміні матеріально відповідальної особи інвентаризація всіх активів балансу повинна проводитися в обов'язковому порядку. Це вимога встановлена ??і в наказі Мінфіну Росії від 13 червня 1995 р. N 49 "Про затвердження методичних вказівок по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань", і в Положенні ведення бухгалтерського обліку та звітності. Проте в даний час головні бухгалтери практично не підписують договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

З іншого боку, з 1 лютого цього року (дата набрання чинності ТК РФ) керівники організацій вправі покладати на головних бухгалтерів повну матеріальну відповідальність (ст. 243 ТК РФ). Якщо цей пункт занесений (або буде занесений) в трудову угоду, то бухгалтер зобов'язаний проводити інвентаризацію.

Якщо ж матеріальна відповідальність не передбачена, а часу на здачу-приймання справ мало, то відомостями про основні засоби і МПЗ, відбитим в останньому річному балансі, можна повірити. У цьому випадку буде не зайвим подивитися підсумки останньої інвентаризації, проведеної на підприємстві, і інвентарні картки на основні засоби. Цю інформацію порівняти з тією, що відображена в останньому річному балансі. У ряді випадків нові головні бухгалтери наполягають на складанні так званого передавального балансу. Правда, не завжди ця ідея знаходить розуміння у звільняються головбухів, тому на практиці нові головні бухгалтери приймають справи з останнього річного балансу.

Результати перевірки балансу заносяться в акт приймання-здачі справ. В даному випадку можна рекомендувати бухгалтерам не включати в акт ту інформацію, яку вони не перевіряли.

Іншими словами, якщо бухгалтер перевірив тільки залишки, наприклад, по рахунках 50, 51, 62, 70, 01, 02, то їх і слід підтвердити в акті приймання. Також в ньому мають бути зафіксовані всі виявлені головбухом-новачком порушення, помилки і неточності. Якщо він виявить пропажу яких документів або журналів, це теж потрібно відобразити в приймально-здавальному акті.

Крім головних бухгалтерів акт здачі-приймання підписує керівник організації і члени приймально-здавальної комісії (якщо, звичайно, такі є і затверджені наказом). Після того як акт підписаний, бухгалтери замінюють банківську картку. До речі, до останнього дня роботи "старий" головбух підписує всі поточні документи під чуйним контролем новачка.

В кінці всієї процедури новий головбух повинен повідомити про кадрові перестановки податкову інспекцію, партнерів організації, ну, і природно усіх співробітників фірми .

Як гукнеш, так і відгукнеться

Напевно на практиці бухгалтер не зможе застосувати багато кроків описаного вище алгоритму. І справа тут не в непотрібності будь-яких положень, а в тому, що передача справ залежить від відносин між йдуть бухгалтером і роботодавцем, а також від елементарної людської порядності.

Звільнення - справа, як правило, малоприємне. Рідко виходить так, що головний бухгалтер йде на підвищення або за особистим позитивним причин. Звичайно, в цьому випадку він докладе зусиль до того, щоб залишена фірма не розорилася після його відходу, а новий головний бухгалтер не потонув "в справи минулих днів".

Однак на практиці головбухи-новачки майже не отримують допомоги від своїх попередників. Останні йдуть, найчастіше залишаючи за собою справжні "руїни". У кращому випадку, йдучи, "старий" головбух здає всі справи керівнику організації за актом приймання-здачі. У гіршому - напередодні здачі річного балансу новачкові ніхто не може пояснити, що твориться в бухгалтерії. До того ж часто керівництву фірми просто "не дозвілля" приймати справи у бухгалтера по якійсь опису. Звичайно, в цьому випадку головному бухгалтеру не слід виявляти зайву ініціативу і підписувати самостійно складений акт здачі-приймання. Адже ніякої "здачі" не відбувається.

Ще гірше, коли колишній головний бухгалтер, розсерджений несправедливістю керівництва, зганяє всі свої образи на ні в чому не винному новачка. У такій ситуації не допоможуть ніякі інструкції або методики. Залишається тільки побажати головним бухгалтерам бути взаємно ввічливими. Адже сьогодні головбух здає справи, а завтра він вже і сам буде приймати їх у когось. Світ тісний: Як знати, бути може, головбух, який прийшов на ваше місце, через кілька років здасть справи вам же.

Винна чи я, що: головбух?

За Трудовим кодексом РФ:

У відповідності зі статтею 238 ТК РФ керівник організації має право вимагати від головбуха відшкодування шкоди, заподіяної підприємству. Наприклад, якщо податкова інспекція оштрафує організацію за неправильне ведення бухобліку, то директор фірми вправі відняти цю суму із зарплати бухгалтера (розмір стягнення не повинен перевищувати середньомісячний заробіток).

За Кодексом РФ про адміністративні правопорушення (документ набуде чинності 1 липня):

У новому КОАП РФ статей, за якими головбуха можуть оштрафувати, більш ніж достатньо (див. табл.).

Таблиця

Порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій

Стаття 15.1.

від 4 000 до 5 000 рублів.

Невиконання обов'язків щодо контролю за дотриманням правил ведення касових операцій

Стаття 15.2.

від 2 000 до 3 000 рублів.

Порушення терміну подання відомостей про відкриття та закриття рахунку в банку або іншої кредитної організації

Стаття 15.4.

від 1000 до 2000 рублів.

Порушення строків подання податкової декларації

Стаття 15.5.

від 300 до 500 рублів.

Неподання відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю,

Стаття 15.6.

від 300 до 500 рублів.

Грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності

Стаття 15.11.

від 2 000 до 3 000 рублів. Під грубим порушенням розуміється спотворення сум нарахованих податків або будь-якої статті (рядки) форми бухгалтерської звітності не менш ніж на 10 відсотків.

Порушення порядку подання статистичної інформації

Стаття 13.19.

від 3 000 до 5 000 рублів.

За Кримінальним кодексом РФ:

За статтею 199 КК РФ головного бухгалтера можуть позбавити права обіймати подібну посаду на строк до п'яти років або заарештувати на строк від чотирьох місяців до шести років. Таке покарання загрожує бухгалтеру в разі ухилення від сплати податків "шляхом включення в бухгалтерські документи завідомо перекручених даних про доходи або витрати або іншим шляхом" у великому розмірі (сума понад 100 000 рублів). Відзначимо, що притягнення до кримінальної відповідальності за статтею 199 підтверджено пунктом 10 постанови пленуму Вищого Суду РФ від 4 липня 1997 р. N 8.

У КК РФ є й інші статті, на підставі яких головбухів можуть притягнути до відповідальності . Наприклад, заподіяння шкоди шляхом обману (ст. 165), зловживання повноваженнями (ст. 201), халатність (ст. 293) і підробка документів (ст. 327). Втім, випадки притягнення до відповідальності за цими статтями дуже рідкісні.

Акт прийому-здачі справ може містити:

I. Загальний розділ

1. Каса і облік грошових коштів. В описі можна вказати, хто веде грошові операції організації (касир або підзвітну особу), а також зафіксувати умови зберігання готівкових коштів, стан записів у касовій книзі, залишок готівки в касі, зберігання в касі інших цінностей.

2 . Облік розрахункових операцій. В описі можна вказати реальність дебіторської та кредиторської заборгованостей, наявність прострочених і безнадійних заборгованостей, наявність актів звірки і сум, своєчасно не перерахованих в бюджет.

3. Відомості про дотримання термінів подання звітності.

4. Відомості про облік основних засобів, матеріальних і нематеріальних активів. Тут можна навести терміни і підсумки останньої інвентаризації майна, вказати, в якому вигляді зберігаються інвентарні описи, книги, картки, ПІБ (або посада) відповідальних за зберігання цінностей, відомості про наявність актів звірки бухгалтерських записів з записами матеріально відповідальних осіб.

5. Відомості про правильність оформлення і зберігання документів. В описі можна вказати період, за який зберігається документація, і місце її зберігання (бухгалтерія або архів). Також важливо відзначити, підшиті і пронумеровані чи документи в папках.

6. Відомості про штатний розклад, фонд заробітної плати, персоніфікований облік, наявності та заповнення податкових карток по НДФЛ і ЕСН.

7. Відомості про організацію роботи в самій бухгалтерії. Тут варто вказати, як розподілені обов'язки між співробітниками, чи маються бланки обліку та звітності, розроблені чи посадові інструкції тощо

II. Основна частина

1. Перелік бухгалтерських та первинних документів за описом.

2. Залишки за перевіреними рахунками.

III. Підпису головного бухгалтера, що здає справи, головного бухгалтера, який приймає справи, керівника організації (або представника адміністрації).


Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »