Матеріал наданий журналом"Практичний Бухгалтерський Облік"/

Володимир Новодворська,
Р. Сабаніна

Форма бухгалтерського обліку представляє собою систему його регістрів, призначених для групування та узагальнення інформації, що відображається на рахунках. Грамотно побудована система облікових регістрів дозволяє:

  • акумулювати всю необхідну інформацію;
  • групувати інформацію в необхідних синтетичних і аналітичних розрізах;
  • забезпечувати зручність користування обліковим регістром ;
  • забезпечувати раціональне відображення операцій в облікових регістрах (простота заповнення, відсутність зайвого дублювання інформації і т. д.). Дана умова особливо важливо в умовах ручної обробки інформації, що характерно для організацій малого бізнесу.

Правильний вибір форми бухгалтерського обліку є однією з необхідних умов ефективної організації бухгалтерського обліку у господарюючого суб'єкта.

На малих підприємствах можна застосовувати такі форми бухгалтерського обліку:

  • меморіально-ордерну форму;
  • єдину журнально-ордерну форму (затв. листом Мінфіну СРСР від 08.03.60 № 63);
  • журнально-ордерну форму рахівництва для невеликих підприємств і господарських організацій (затв. листом Мінфіну СРСР від 06.06.60 № 176);
  • спрощену форму бухгалтерського обліку з використанням регістрів бухгалтерського обліку, передбачену Типовими рекомендаціями щодо організації бухгалтерського обліку для суб'єктів малого підприємництва (затв. наказом Мінфіну Росії від 21.12.98 № 64н (далі Типові рекомендації));
  • просту форму, передбачену Типовими рекомендаціями;
  • книгу обліку доходів і витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування (далі - Книга обліку доходів і витрат; утв. наказом МНС Росії від 28.10.02 № БГ-3-22/606). Дана форма може застосовуватися тільки організаціями, які перейшли на спрощену систему оподаткування відповідно до положень глави 26.2. "Спрощена система оподаткування" НК РФ.

Книгу обліку доходів і витрат ми віднесли до форм бухгалтерського обліку, хоча в статті 346.24 НК РФ вказується, що на підставі зазначеної книги ведеться податковий облік, а не бухгалтерський. Автори повністю поділяють точку зору багатьох фахівців бухгалтерського обліку, які стверджують, що податковий облік є не що інше, як бухгалтерський облік для цілей оподаткування. Те, що обчислення податкових зобов'язань є завданням бухгалтерського обліку, зайвий раз підтверджує дану точку зору.

Крім вищеперелічених форм іноді виділяється так звана автоматизована форма бухгалтерського обліку. Її виділення обгрунтовується тим, що форма бухгалтерського обліку представляє собою алгоритм збору інформації. Однак не менш важливим аспектом форми обліку є самі регістри, як спосіб відображення інформації. Бухгалтерський облік покликаний формувати інформацію для користувачів, тому його форма визначається саме системою регістрів, а не алгоритмом їх формування. Алгоритм є як би додатком до формі. Тому будь-яка автоматизована форма бухгалтерського обліку буде відноситися до однієї з вищевказаних залежно від застосованої в ній регістрів.

Розробники програмних продуктів пропонують своїм користувачам, як правило, цілий набір регістрів бухгалтерського обліку, який вони можуть використовувати в своїй діяльності . Зазначені регістри можуть бути як запозичені з різних форм бухгалтерського обліку, так і створені розробниками програмного забезпечення. У цій ситуації бухгалтер організації може самостійно визначити систему облікових регістрів, яка буде використовуватися в організації, зрозуміло, в рамках тих можливостей, які надаються програмним комплексом. При цьому слід мати на увазі, що система регістрів повинна охоплювати весь спектр бухгалтерських операцій, що мають місце в організації.

Журнально-ордерна форма

Застосування єдиної журнально-ордерної форми і журнально-ордерною форми рахівництва для невеликих підприємств і господарських організацій у повній мірі можливо в умовах малих підприємств і широко використовується в програмних продуктах. При застосуванні зазначених форм необхідно враховувати лист Мінфіну Росії від 24.07.92 № 59 "Про рекомендації по застосуванню облікових регістрів бухгалтерського обліку на підприємствах", а також відповідні галузеві вказівки, розроблені міністерствами і відомствами для підприємств відповідних галузей. Однак дані форми є все-таки досить складними, і їх слід застосовувати середнім і великим малим підприємствам.

Зазначені форми засновані на використанні принципу накопичення даних первинних документів в розрізах, що забезпечують синтетичний і аналітичний облік засобів і господарських операцій по всіх розділах бухгалтерського обліку. Накопичення і систематизація даних первинних документів проводиться в облікових регістрах, які дають можливість відобразити всі підлягають обліку кошти і всі господарські операції з використання цих коштів. Хронологічна і систематична запис господарських операцій здійснюється одночасно, як єдиний робочий процес. Журнал хронологічної реєстрації господарських оборотів не ведеться. Записи в накопичувальні регістри виробляються в розрізі показників, необхідних для керівництва і контролю за фінансово-господарською діяльністю організації, а також для складання місячної, квартальної та річної звітності.

Аналітичний і синтетичний облік здійснюється, як правило, спільно в єдиній системі записів. Картки аналітичного обліку можуть бути заведені, як виняток, за деякими видами розрахунків, за якими є значна кількість особових рахунків. Зберігаються інвентарні картки або книги обліку об'єктів основних засобів, картки або відомості обліку витрат на виробництво по калькульованих об'єктам. У відповідності з цим оборотні відомості складаються тільки за розрахунками, за якими ведуться картки аналітичного обліку. Зберігаються сортові сальдові відомості по обліку матеріалів, сортові (сальдові або оборотні) відомості по обліку готових виробів.

У журнально-ордерній формі рахівництва застосовуються, як правило, два види бухгалтерських регістрів: журнали-ордери і допоміжні відомості. З метою забезпечення раціональної техніки узагальнення або угруповання деяких облікових даних, крім зазначених регістрів, можуть застосовуватися спеціальні розроблювальні таблиці. Основними регістрами бухгалтерського обліку є журнали-ордери. Допоміжні відомості застосовуються звичайно в тих випадках, коли вимагаються аналітичні показники складно забезпечити безпосередньо в журналах-ордерах. У цих випадках угруповання даних первинних документів здійснюється попередньо у відомостях, з яких підсумки переносяться в журнали-ордери.

В основу побудови журналів-ордерів і допоміжних відомостей покладено кредитовий ознака реєстрації господарських операцій за синтетичними рахунками. Синтетичні дані реєструються за даними первинних документів тільки по кредиту відповідних рахунків у кореспонденції з дебетуемимі рахунками. Як виняток, касові операції та операції з розрахунковим і валютних рахунках реєструються як по кредиту, так і за дебетом рахунків, призначених для обліку зазначених операцій. Це необхідно для контролю і для того, щоб не роз'єднувати касові та банківські документи для записів у різних журналах-ордерах.

метою уникнення дублювання, записи в журналах-ордерах, у яких відбиваються кредитові обороти в кореспонденції з дебетом рахунків 50 "Каса", 51 "Розрахункові рахунки" і 52 "Валютні рахунки", проводяться, як правило, за даними відповідних відомостей підсумками за місяць.

Підсумкові дані журналів-ордерів в кінці місяця переносяться в Головну книгу. Шахова контрольна відомість або шаховий баланс не ведуться. Не складається також баланс оборотів. Сальдовий баланс складається за даними Головної книги з використанням в необхідних випадках окремих показників із облікових регістрів.

Відмінність журнально-ордерною формою рахівництва для невеликих підприємств і господарських організації від єдиної журнально-ордерної полягає в тому, що при першій формі передбачена можливість здійснення бухгалтерського обліку із застосуванням обмеженого числа журналів-ордерів.

Мінфін Росії рекомендує використовувати регістри, передбачені в журнально-ордерній формі рахівництва, малим підприємствам, зайнятим у матеріальній сфері виробництва.

Спрощена форма з використанням регістрів бухобліку

На жаль, багато біди вітчизняних бухгалтерів малих підприємств викликані тим, що вони не досить добре знають вищевказані Типові рекомендації, які надають суб'єктам малого бізнесу настільки широкі можливості по організації та веденню бухгалтерського обліку, що їм може позаздрити будь-яка велика організація.

Спрощена форма з використанням регістрів бухгалтерського обліку рекомендується для малих підприємств, що здійснюють виробництво продукції (робіт, послуг).

Дана форма передбачає ведення бухгалтерського обліку в відомостях. Кожна з них має своє призначення, яке відображено в її назві. Всього відомостей дев'ять:

  • відомості по обліку основних засобів і нарахованих амортизаційних відрахувань (форма № В-1);
  • відомість з обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплаченого за цінностями (форма № В-2);
  • відомість з обліку витрат на виробництво (форма № В-3);
  • відомість по обліку грошових коштів і фондів (форма № В -4);
  • відомість по обліку розрахунків та інших операцій (форма № В-5);
  • відомість (оплата) з обліку реалізації, якщо в обліковій політиці закріплений метод реалізації "по оплаті "або відомість (відвантаження) з обліку розрахунків та інших операцій, якщо в обліковій політиці закріплений метод реалізації" по відвантаженню "(форма № В-6). Нагадаємо, що малим підприємствам при обліку доходів і витрат дозволяється не дотримувати допущення тимчасової визначеності фактів господарської діяльності. Вони можуть використовувати касовий метод обліку, що відбивається в обліковій політиці;
  • відомість по обліку розрахунків з постачальниками (форма № В-7);
  • відомість по обліку оплати праці (форма № В -8);
  • відомість (шахова) (форма № В-9).

Форми відомостей наведені в додатках до наказу Мінфіну Росії № 64н.

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій по одному з використовуваних бухгалтерських рахунків. Сума по будь-якої операції записується одночасно в двох відомостях: в одній - по дебету рахунку із зазначенням номера кредитованого рахунку (у графі "Кореспондуючий рахунок"), в іншій - за кредитом кореспондуючого рахунку і аналогічним записом номера дебетуемого рахунку. В обох відомостях у графах "Зміст операції" (або характеризують операцію) робиться запис на підставі форм первинної облікової документації про суть здійсненої операції або пояснення, шифри та ін

Залишки коштів в окремих відомостях повинні звірятися з відповідними даними первинних документів, на підставі яких були зроблені записи (касові звіти, виписки банків та ін.) Узагальнення місячних підсумків фінансово-господарської діяльності малого підприємства, відображених у відомостях, проводиться у шаховій відомості, на підставі якої складається оборотно-сальдова відомість. Ця відомість і є підставою для складання бухгалтерського балансу.

Проста форма

Малі підприємства, які вчиняють незначна кількість господарських операцій на місяць, не здійснюють виробництва продукції і робіт, пов'язаного з великими витратами матеріальних ресурсів , можуть вести облік всіх операцій шляхом їх реєстрації тільки в Книзі (журналі) обліку фактів господарської діяльності (далі - Книга обліку фактів господарської діяльності) за формою № К-1. Поряд з Книгою обліку фактів господарської діяльності для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками необхідно вести також Відомість обліку заробітної плати (формою № В-8).

Книга обліку фактів господарської діяльності є регістром аналітичного і синтетичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність майна і грошових коштів, а також їх джерел у малого підприємства на певну дату і скласти бухгалтерську звітність. Книга обліку фактів господарської діяльності є комбінованим регістром бухгалтерського обліку, який містить усі застосовувані малим підприємством бухгалтерські рахунки і дозволяє вести облік господарських операцій на кожному з них. При цьому вона повинна бути досить детальною для обгрунтування змісту відповідних статей бухгалтерського балансу.

Мале підприємство може вести Книгу обліку фактів господарської діяльності у вигляді відомості, відкриваючи її на місяць, або у формі книги, в якій облік операцій ведеться весь звітний рік. В останньому випадку Книга обліку фактів господарської діяльності повинна бути прошнурована і пронумерована. На останній сторінці записується кількість пронумерованих сторінок, що засвідчується підписами керівника малого підприємства та особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку, а також відбитком печатки організації.

Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку

Ця форма вказується в статті для відображення цілісної картини, ніж для практичного застосування. Слід визнати, що в умовах повсюдної комп'ютеризації та підвищених вимог до ефективності організації бухгалтерського обліку на малих підприємствах вона є застарілою, дуже трудомісткою і майже не знаходить застосування на практиці. Можливо з цих причин, вона не увійшла до списку форм бухгалтерського обліку, згаданих Типовими рекомендаціями.

Книга обліку доходів і витрат

Ще одну форму обліку, яку можуть використовувати малі підприємства, введена в поточному році. Використовувати її можуть організації, що перейшли на спрощену систему оподаткування відповідно до положень глави 26.2 НК РФ. Вони ведуть облік доходів і витрат у порядку, встановленому вищезгаданої главою, та звільняються від обов'язку ведення бухгалтерського обліку за виключенням обліку основних засобів та нематеріальних активів (п. 3 ст. 4 закону про бухоблік).

НК РФ зобов'язує організації, що перейшли на спрощену систему оподаткування, вести податковий облік показників своєї діяльності, необхідних для обчислення податкової бази та суми податку, на підставі книги обліку доходів і витрат (п. 1 ст. 346.24 НК РФ).

В відміну від усіх попередніх форм бухгалтерського обліку, дана книга не передбачає відображення господарських операцій методом подвійного запису. Записи в ній виконуються накопичувально. Причому їх обсяг залежить від обраного об'єкта оподаткування.

Якщо в якості такого обрані доходи, то враховуються лише прибуткові господарські операції. Видаткові операції в цьому випадку в книзі не відображаються взагалі.

Якщо ж об'єктом оподаткування є доходи, зменшені на величину витрат, то в хронологічній послідовності на основі первинних документів позиційним способом відображають всі прибуткові і витратні господарські операції за звітний ( податковий) період. Причому заносяться дані по всіх надійшли доходів і зроблених витрат (графи 4 і 6 книги), з яких потім виділяються доходи і видатки, що враховуються при розрахунку єдиного податку (графи 5 та 7 відповідно).

Дані організації ведуть облік основних засобів і нематеріальних активів у порядку, передбаченому законодавством РФ про бухоблік. Пов'язано це з тим, що одним з можливих випадків втрати права на використання спрощеної системи є перевищення величини залишкової вартості основних засобів і нематеріальних активів, що перебуває у власності платника податків, суми в 100 000 000 руб. (П. 4 ст. 346.13). При введенні в експлуатацію об'єктів повинні використовуватися уніфіковані форми первинних документів з обліку основних засобів (затв. постановою Держкомстату Росії від 21.01.03 № 7) і нематеріальних активів (затв. постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а). Для обліку же сум нарахованої амортизації (залишкової вартості) можна використовувати кілька доопрацьовану відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма № В-1), що вводиться Типовими рекомендаціями.

Книгу обліку доходів і витрат відкривається на один календарний рік. Її можна вести як на паперових носіях, так і в електронному вигляді.

При веденні книги в "паперовому" варіанті її листи нумерується, прошнуровується і на останньому з них вказується їх кількість у книзі. Все це підтверджується підписом керівника та печаткою організації.

Детальніше »