АГ "РАДА"/

Працівникові, відрядженому за кордон, покладаються добові і гроші на оплату проживання. Якщо у фірми не достатньо коштів на валютному рахунку, для видачі відрядних іноземні гроші потрібно придбати. Як відобразити такі операції в обліку, читайте у статті.

Л.С. Бочкова, експерт АГ "РАДА"

Як визначити розмір добових

Норми виплати добових при короткострокових закордонні відрядження затверджені наказом Мінфіну від 12 листопада 2001 р. № 92н. Вони виплачуються працівникові за кожний день відрядження, починаючи з дня перетину кордону Росії. Якщо за час відрядження працівник відвідує кілька країн, то норми кожної країни застосовуються з дня в'їзду в країну. Цей день відзначається спеціальним штампом у паспорті працівника.

Після повернення в Росію, з дня перетину її кордону, відрядні розраховуються за нормами, вживаним в Росії. Нагадаємо, що вони повинні бути не менше 100 рублів в день - норми, встановленої для бюджетних організацій. На це зазначено в статті 168 Трудового кодексу. У той же час максимальний розмір добових не обмежений.

Однак податок на прибуток зменшують тільки добові в межах норм, затверджених постановою Уряду від 8 лютого 2002 р. № 93. У той же час податок на доходи фізосіб не потрібно утримувати з добових, що не перевищують "норм, встановлених відповідно до чинного законодавства". На це вказано в пункті 3 статті 217 Податкового кодексу.

Виникає питання: що розуміти під "чинним законодавством"? Нещодавно на нього відповіли податківці. Вони роз'яснили, що таким є Трудовий кодекс (лист УМНС по м. Москві від 31 липня 2003 р. № 27-08н/42413). А він дозволяє фірмі самій визначати норми (стаття 168 кодексу).

Таким чином, податок на доходи фізосіб не потрібно утримувати з усієї суми добових, яку фірма виплачує відрядженому за встановленими на підприємстві нормами. При цьому їх розмір не має значення.

Приклад

ТОВ "Вектор" направило свого працівника Самохвалова В.В. в короткострокову відрядження в Німеччину і Францію. Термін відрядження - з 17 по 25 листопада 2003 року.

Працівник прибув до Німеччини 17 листопада. У Німеччині він пробув з 17 по 20 листопада, тобто 4 дні. Потім він поїхав до Франції і прибув у цю країну 21 листопада. У Франції Самохвалов пробув з 21 по 24 листопада, тобто теж 4 дні. В Росію співробітник повернувся 25 листопада.

Розмір добових в Німеччині - 58 USD, у Франції - 62 USD, в Росії - 100 руб.

Сума відрядження складе:

58 USD х 4 дні + 62 USD х 4 дні + 100 руб. х 1 день.

Таким чином, Самохвалову перед відрядженням потрібно видати 480 USD і 100 руб.

- кінець прикладу -

Як купити валюту

Порядок купівлі та видачі валюти для оплати відряджень регулюється положенням Центробанку від 25 червня 1997 р. № 62 (далі - Положення № 62).

Купувати валюту для оплати командировочних можна без обмежень. Але робити це можна тільки в безготівковому порядку. Купівля готівкової іноземної валюти для оплати витрат на відрядження заборонена.

Для покупки валюти в банк потрібно подати спеціальну платіжку. У призначенні платежу обов'язково вкажіть: "на відрядні витрати". Зверніть увагу: використовувати валюту на інші цілі не можна. Куплена валюта зараховується на спеціальний транзитний валютний рахунок.

Приклад

Для оплати витрат на відрядження ЗАТ "Мир" купив іноземну валюту на суму 500 USD. Для цього він перерахував банку 16 100 руб.

Офіційний курс Центробанку на дату купівлі валюти склав 30 руб./USD. Банк придбав валюту за курсом 30,2 руб./USD.

Таким чином, фірма заплатила:

500 USD х 30,2 рубля = 15 100 руб.

Різниця між курсом купівлі валюти і курсом Центробанку склала:

15100 руб. - 500 USD х 30 руб. = 100 руб.

Комісія банку за придбання валюти склала 1000 руб.

В обліку бухгалтер "Миру" зробив такі записи:

Дебет 57 Кредит 51

- 16 100 руб. - Перераховані грошові кошти на придбання іноземної валюти;

Дебет 52-1 Кредит 57

- 15 000 руб. (500 USD х 30 руб.) - Зарахована на спеціальний транзитний валютний рахунок придбана валюта;

Дебет 91-2 Кредит 57

- 1000 руб. - Відбита комісія банку за купівлю валюти;

Дебет 91-2 Кредит 57

- 100 руб. - Відображено збиток від перевищення курсу покупки валюти над курсом Центробанку.

- кінець прикладу -

Зверніть увагу: комісія банку і від'ємна різниця між курсом купівлі валюти і курсом Центробанку зменшують податок на прибуток. Такі витрати включаються до складу позареалізаційних витрат. Це випливає з підпунктів 6 і 15 пункту 1 статті 265 Податкового кодексу.

Як зняти валюту

Як оформити накази

Для того щоб зняти валюту з рахунку, фірма повинна скласти два накази: про направлення співробітника у відрядження і про норму добових.

Для наказу про направлення співробітника у відрядження передбачена спеціальна форма (№ Т-9 або Т-9а). Вона є в постанові Держкомстату від 6 квітня 2001 р. № 26.

Наказ про норму добових можна скласти так:

ТОВ "Вектор"

НАКАЗ

від 14 січня 2003

№ 3/03

Про встановлення норми добових

Наказую:

Установити на 2003 рік розмір добових для закордонних відряджень у таких розмірах:

- для відряджень в Австрію - 62 USD на день;

- для відряджень до Франції - 62 USD на день;

- для відряджень до Німеччини - 58 USD у день;

- для відряджень у Великобританію - 67 USD на день.

Генеральний директор ТОВ "Вектор" Мурашка/А.А. Мурашко/

Як оформити заявку

На підставі цих двох наказів фірма заповнює спеціальну заявку на зняття валюти. Її форма і порядок заповнення наведені в Положенні № 62.

У банк потрібно представити оригінал заявки та її копію. Копію банк поверне зі своєю відміткою про отримання. Після цього валюту можна знімати. Однак видадуть її фірмі не раніше, ніж за 10 робочих днів до дати від'їзду.

Якщо відрядження відкладається, фірма повинна представити в банк нову заявку. У ній потрібно вказати суму готівкової іноземної валюти, отриману фірмою раніше на підставі попередньої заявки.

Крім цього, в новій заявці вказується:

- дата і номер попередньої заявки;

- дата і номер нового наказу про відрядження;

- нова дата подання в банк звіту про витрачені у відрядженні валюті.

При цьому подавати звіт по попередній заявці не треба.

Зверніть увагу: такий же порядок оформлення та подання заявки застосовується і в разі продовження терміну відрядження. У новій заявці зазначаються дата і номер наказу про продовження терміну службового відрядження. На це вказано в листі Центробанку від 11 березня 2003 р. № 22.

У разі перенесення фірмою термінів відрядження після подання в банк заявки, але до видачі банком валюти фірма також оформляє нову заявку. Валюту вона отримає вже на її підставі.

Приклад

ЗАТ "Мир" направляє свого співробітника Горбункова С.С.

у закордонне відрядження на 8 днів. Працівник їде 14 листопада 2003.

Бухгалтер "Миру" розрахував, що Горбункова треба виплатити 1200 USD.

Заявка була заповнена так:

ЗАТ "Мир"

Код ОКПО

55263650

АКБ "Комерційний"

Код СОАТО

45286590000

ЗАЯВКА № 5 від 10 листопада 2003 р

Код операції

1

Заповнюється клієнтом

№ п/п

П.І.Б. відряджуваного особи

Найменування, серія та номер документа, що посвідчує особу відряджаються особи, резидент (нерезидент), номер рахунку , реквізити банку - нерезидента

Дата і номер наказу

Дата вибуття відрядженого особи в службове відрядження за межі РФ, термін відрядження

Країна відряджання

Кошти в іноземній валюті, дорожні чеки

код валюти (із зазначенням коду цінності)

Сума

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Горбунков Семен Семенович

Паспорт РФ, серія 45 01 номер 123342, резидент

10 листопада 2003, № 11

14 листопада 2003, 8 днів

США

840 Н

1200

- кінець прикладу-

Що таке довідка за формою № 0406007

Разом з валютою банк видасть довідку за формою № 0406007 на ім'я кожного працівника, що направляється у відрядження або на ім'я старшого групи.

Зверніть увагу на рядок 7 довідки. У цьому рядку банк обов'язково повинен зробити запис "Отримано на відрядження". Без такого запису довідка вважається недійсною і ваш співробітник не зможе вивезти валюту за кордон.

До від'їзду співробітників отримані довідки зберігаються в касі. Для їх обліку фірма повинна вести спеціальний журнал за формою, наведеною у додатку № 3 до Положення № 62. Це пов'язано з тим, що довідки є бланками суворої звітності.

Таким чином, перед від'їздом у відрядження ваш працівник повинен отримати:

- гроші на витрати на відрядження;

- довідку № 0406007.

Як відобразити надходження грошей у касу

У бухгалтерському обліку зарахування грошей в касу і їх видача відряджаються відбивається так:

Дебет 006

- одержана довідка;

Дебет 50 субрахунок "Валютна каса" Кредит 52

- гроші прийняті в касу;

Дебет 71 Кредит 50 субрахунок "Валютна каса"

- гроші видані з каси на відрядження;

Кредит 006

- видана довідка.

Якщо ваш працівник у відрядження поїхати не зміг, валюту та довідку № 0406007 доведеться повернути до банку. Зробити це треба протягом п'яти робочих днів з дня передбачуваного від'їзду.

В обліку при цьому робляться записи:

Дебет 52 Кредит 50 субрахунок "Валютна каса"

- валюта повернута в банк;

Кредит 006

- повернута довідка.

Як вивезти гроші за кордон

Порядок вивезення валюти за кордон регулюється Федеральним законом від 9 жовтня 1992 р. № 3615-1 "Про валютне регулювання та валютний контроль".

Вивозити валюту за кордон на оплату відрядних витрат можна в будь-якому розмірі. А от сума власних грошей, які бере з собою відряджаються, обмежена. При цьому діють такі правила:

- якщо працівник вивозить менше трьох тисяч доларів США, декларувати ці гроші не потрібно;

- суму від 3 до 10 тисяч доларів США треба відобразити у декларації. При цьому пред'являти митникам довідки про те, звідки у вас такі гроші, не треба;

- вивезти більше 10 тисяч доларів США можна тільки в тому випадку, якщо до цього працівник ввіз валюту в Росію. При цьому розмір вивозиться валюти збільшиться на суму ввезених раніше грошей. Для підтвердження цієї суми митникам потрібно пред'явити декларацію, яку співробітник заповнював при в'їзді в Росію.

Зверніть увагу: в будь-якому випадку довідку № 0406007 краще мати з собою. Це потрібно для того, щоб довести митникам, які гроші ваші, а які службові.

Приклад

ТОВ "Сигма" видало відрядні своєму працівникові Гуськову С.А. на суму 2000 USD і довідку на цю суму. Крім того, Гуськов взяв із собою таку ж суму особистих грошей. Таким чином, загальна сума вивезених готівки склала 4000 USD.

Однак заповнювати декларацію Гуськову не треба. Це пов'язано з тим, що власних грошей у працівника тільки 2000 USD. На митному контролі йому треба лише пред'явити довідку з банку.

- кінець прикладу -

Як відзвітувати перед банком

Після того, як співробітник повернеться з відрядження, він повинен скласти авансовий звіт і повернути решту грошей. Для цього йому дається 10 календарних днів.

До звіту додаються всі документи, пов'язані з поїздкою:

- квитки;

- копію закордонного паспорта;

- рахунки за проживання і т. д.

Зверніть увагу: документи, написані іноземною мовою, треба перевести. Переклад прикладається до авансового звіту.

невитрачених валюту відряджений повинен повернути до каси. Ці гроші треба здати в банк протягом 10 робочих днів після їх надходження до каси. Після цього банк її продасть.

Разом з валютою в банк потрібно принести:

- два примірники (оригінал і копію) звіту про витраченої валюті. При цьому оригінал залишиться в банку, а копію повернуть фірмі з відміткою банку. Форма і порядок заповнення звіту наведено в додатку № 5 до Положення № 62;

- довідку № 0406007, яку вам видавав банк.

Якщо фірма цього не зробить, її оштрафують. Самої організації доведеться заплатити від 40 до 50 тисяч рублів, а її керівнику або головному бухгалтеру - від 5 до 10 тисяч рублів. Такі штрафи встановлені пунктом 4 статті 15.25 Кодексу про адміністративні правопорушення.

Зверніть увагу: якщо працівник витратить за кордоном більше, ніж йому видали відрядних, фірма повинна відшкодувати йому цю різницю. Для цього їй також потрібно представити в банк звіт. На його підставі банк оформить ще одну довідку за формою № 0406007.



Стаття отримана: Клерк.Ру

Детальніше »